Na indústria de impressão comercial, o processamento tradicional de trabalhos atingiu um limite. Trabalhos de pequenas tiragens estão aumentando, os prazos estão diminuindo e o gerenciamento manual de arquivos está se tornando um grande gargalo.
A Bennett Graphics, uma gráfica comercial sediada em Atlanta, Geórgia, se deparou exatamente com esse obstáculo. Eles perceberam que seus processos tradicionais não conseguiam mais acompanhar as demandas do mercado. Ao fazer uma parceria com a Enfocus e implementar o Enfocus Switch, eles transformaram suas operações, protegeram suas margens de lucro e libertaram sua equipe de vendas para se concentrar inteiramente no crescimento.
O desafio empresarial: o peso do gerenciamento manual de arquivos
Com o tamanho dos trabalhos diminuindo e a velocidade aumentando, a Bennett Graphics enfrentou um desafio operacional crítico. Sua equipe estava gastando de três a quatro horas processando arquivos complexos para trabalhos de etiquetas.
Quando um trabalho gera apenas 1.000 dólares em receita, você não pode absorver horas de trabalho de pré-impressão, nem pode passar esse alto custo para o cliente.
É simplesmente impossível processar 1.000 tarefas por semana como ser humano. Eu, por exemplo, não consigo ler 1.000 tíquetes de serviço em uma semana e entender o que me foi passado. Isso pode realmente criar um enorme fardo para sua equipe se você não automatizar.
Adam Seiz, Diretor de Melhoria de Processos, Bennett Graphics
A equipe de liderança encarregou seu departamento de operações de encontrar uma tecnologia que pudesse lidar com o fluxo de arquivos, reduzir os prazos de entrega e restaurar a lucratividade do trabalho de pequenas tiragens.
A solução: automação perfeita com o Enfocus Switch
A Bennett Graphics escolheu o Enfocus Switch para automatizar seu fluxo de trabalho de etiquetas, e a plataforma rapidamente se expandiu para outras áreas do negócio.
O Switch atua como o roteador central para seus dados e arquivos de entrada. O software conecta perfeitamente sua loja virtual, integrações de software de terceiros e impressoras de produção. Atualmente, a empresa usa o Switch para lidar com vários fluxos de trabalho críticos:
- Impressão sob demanda: o Switch recebe arquivos automaticamente e os entrega diretamente nas impressoras sem intervenção humana.
- Correio e logística: a plataforma gerencia fluxos de trabalho especializados para listas de correspondência, atualizações do NCOA (National Change of Address) e alertas de loja virtual automatizados.
- Integração instantânea de clientes: em vez de construir fluxos de trabalho do zero para cada novo cliente, a equipe copia modelos existentes no Switch e personaliza recursos específicos, acelerando a integração.
Trazendo a automação para o gerenciamento de projetos
Após seu sucesso no departamento de pré-impressão, a Bennett Graphics introduziu um fluxo de trabalho básico de preflight para sua equipe de gerenciamento de projetos.
O fluxo de trabalho está integrado no centro de recursos interno da empresa. Os gerentes de projeto simplesmente colocam um PDF no portal, e o Switch realiza a avaliação nos bastidores. Em poucos segundos, o sistema gera um relatório claro destacando fontes ausentes ou imagens de baixa resolução. Esse feedback instantâneo permite que a equipe aborde os problemas imediatamente, sem nunca ocupar o tempo valioso de um operador de pré-impressão.
É a diferença entre ser capaz de fazer o trabalho com lucro e não ter lucro nenhum.
Adam Seiz, Diretor de Melhoria de Processos, Bennett Graphics
Os resultados: de 4 horas para 15 minutos
O impacto do Enfocus Switch foi imediato e dramático. Os resultados falam diretamente sobre o poder dos fluxos de trabalho automatizados:
| Métrica | Antes do Enfocus Switch | Com o Enfocus Switch |
| Tempo de pré-impressão das etiquetas | 3 a 4 horas | 15 minutos no máximo |
| Tempo de entrega | 2 a 3 dias | Entrega no dia seguinte |
| Consistência da produção | Em risco de erro humano | 100% consistente e preciso |
Protegendo a margem de lucro
Reduzir o tempo de pré-impressão de horas para minutos economizou custos substanciais de mão de obra. Transformou trabalhos de pequenas tiragens não lucrativos em vitórias de alta margem.
Fortalecendo a equipe de vendas
Antes de implementar o Switch, os representantes de vendas dividiam seu tempo entre gerenciar clientes e gerenciar processos de produção internos. Agora, os fluxos de trabalho automatizados lidam com o rastreamento de produção. Os representantes de vendas podem se concentrar inteiramente em trabalho de campo, conquistar novos clientes e expandir suas ofertas de serviços.
Eliminando erros humanos
O Switch executa tarefas exatamente como programado, sempre, garantindo uma produção altamente previsível e consistente.
Olhando para frente
Para a Bennett Graphics, a automação é um pilar central da sua estratégia de negócios. Tendo dominado os fluxos de trabalho de etiquetas e a verificação prévia automatizada, a equipe está continuamente procurando novas maneiras de aproveitar a plataforma.
Conforme mergulhamos cada vez mais no que podemos automatizar, descobrimos que muitas vezes o Switch é a resposta para isso.
Adam Seiz, Diretor de Melhoria de Processos, Bennett Graphics
