No acelerado mundo da impressão comercial, a eficiência não é apenas um bônus, é um mecanismo de sobrevivência. Para a Impress Print Services, uma gráfica comercial geral sediada no Reino Unido, a transição de gargalos causados por processos manuais para a eficiência da automação transformou seus negócios, permitindo-lhes sobreviver ao período mais movimentado de toda a sua história e alcançar um crescimento de 10% nas vendas.
O desafio: Dores de crescimento e gargalos no fluxo de trabalho
A Impress Print Services começou como uma pequena gráfica litográfica e, desde então, expandiu-se para impressão digital, de grandes formatos e de correspondência, ostentando agora um faturamento de cerca de £10 milhões e uma equipe de 78 funcionários. No entanto, o rápido crescimento trouxe desafios operacionais significativos.
Há 12 meses, o estúdio estava passando por dificuldades. Após a saída de um membro importante da equipe e a dificuldade de encontrar um substituto, a empresa percebeu que precisava preparar seu fluxo de trabalho para o futuro, em vez de apenas contratar mais funcionários.
O processo manual de prova estava criando uma “fila constante”. Os operadores tinham como meta um prazo de entrega de 4 a 8 horas para as provas, mas a realidade muitas vezes era bem diferente. Os trabalhos complexos congestionavam o fluxo de trabalho, deixando os trabalhos menores e mais simples paralisados atrás deles. Durante os períodos de pico, isso resultava em atrasos de 3 a 4 dias, causando atrasos na impressão e colocando imensa pressão sobre a equipe.
A solução: Automação com o Enfocus Switch e o Enfocus Review
A Impress Print Services recorreu ao Enfocus Switch para automatizar seu fluxo de trabalho e ao Enfocus Review para modernizar seu processo de prova.
A implementação começou há cerca de um ano. Em vez de um modelo rígido de sala de aula, a equipe adotou uma abordagem de “aprender fazendo”, experimentando fluxos para resolver problemas específicos e, em seguida, expandindo essas soluções para toda a empresa.
Transformando o ciclo de provas
Antes da automação, a prova era um trabalho manual que exigia muita dedicação:
- Criar um PDF de baixa resolução.
- Enviá-lo manualmente por e-mail para o cliente.
- Aguardar uma resposta.
- Torcer para que o cliente tenha visualizado o arquivo no software correto (evitando os temidos problemas de “Pré-visualização do Mac”).
Com o Enfocus Review, esse processo agora é simples. A arte gráfica é enviada por e-mail com um número de referência do trabalho e é processada automaticamente. O Review envia a prova para o cliente, e a sua aprovação ou rejeição volta diretamente para o sistema de informação de gestão (MIS) da empresa.
“Tivemos que incluir um aviso legal em todos os nossos e-mails dizendo ‘Você deve visualizar este PDF em Acrobat’. Agora não precisamos mais disso. Com o Enfocus Review, ‘o que você vê é o que você terá’.”
David Williams, supervisor de estúdio, Impress Print Services
O resultado: Fim das filas e crescimento recorde
O impacto da implementação do Enfocus Switch e do Enfocus Review foi imediato e mensurável.
1. Eliminação de atrasos
O atraso de 3 a 4 dias nas provas desapareceu. Os trabalhos mais simples são processados automaticamente em segundo plano, liberando os operadores para se concentrarem em tarefas complexas. Hoje, as provas são devolvidas aos clientes em horas, e não em dias.
2. Lidar com volumes de pico
Michael observa que a empresa recentemente passou pelo período de quatro meses mais movimentado da sua história. Sem a automação, eles teriam sido forçados a recusar trabalhos. Em vez disso, eles conseguiram lidaram com o volume sem nenhum gargalo.
3. Crescimento dos negócios
Ao remover as barreiras que impediam uma maior eficiência, a Impress Print Services registrou um crescimento de 10% nas vendas no último ano. A automação não apenas economizou tempo, mas também criou a capacidade de gerar receita.
Conclusão: Preparação para o futuro
Para a Impress Print Services, a automação não se tratava apenas de resolver um problema temporário de pessoal, mas sim de criar uma base para o futuro. Ao integrar o Enfocus Switch ao seu sistema MIS e utilizar a simplicidade do Enfocus Review baseada em navegador, eles simplificaram as operações e melhoraram a experiência do cliente.
“Para ser sincero, não sei o que teríamos feito... Provavelmente teríamos aceitado muito menos trabalho do que o que aceitamos. Sem dúvida, ele está nos ajudando a crescer.”
Michael Kille, diretor administrativo, Impress Print Services
Está pronto para eliminar seus atrasos e preparar seu negócio de impressão para o futuro?
Explore o Enfocus Switch
Descubra o Enfocus Review
