A Drukkerij Bredewold, uma gráfica sediada na Holanda, enfrentou um desafio comum: sua gráfica estava constantemente sob estresse, com gargalos devido ao processo manual de pedidos. A gerente geral Jeika Bredewold compartilha como a implementação de um fluxo de trabalho automatizado com o Enfocus Switch e a GrafiStore transformou o caos em controle, aumentando a eficiência e a satisfação do cliente e tornando o trabalho divertido novamente.
O problema: a ordem, o caos e o estresse do status quo
Antes da automação, o cenário na Drukkerij Bredewold era de espera constante. Jeika Bredewold, refletindo sobre seus primeiros dias na empresa, lembra da prova concreta da ineficiência: os pedidos ficavam parados e esperando, às vezes por até três dias, em grandes “sacos de pedidos” no chão.
Esse processo manual criou uma enorme pressão no ambiente de produção. Enquanto as impressoras já estavam prontas, o front office estava lutando para preparar os trabalhos, criando um ciclo de estresse em que a equipe de produção tinha que se apressar constantemente para recuperar o tempo perdido.
As maiores dores de cabeça eram os trabalhos com tempo crítico e alto volume, como anúncios diários de nascimento (geboortekaarten). Esses pedidos tinham um prazo final estrito para as 13 horas para a imprensa e precisavam ser enviados no mesmo dia. Esse fluxo de trabalho específico era um ponto de estresse diário para toda a equipe.
Bredewold percebeu que “aquilo precisava ser diferente”. A empresa precisava de uma solução para eliminar a abordagem “prática” que estava custando tempo e dinheiro.
A solução: uma fábrica automatizada e sem intervenção humana
A Drukkerij Bredewold fez uma parceria com a Enfocus para integrar o Switch ao seu sistema MIS/ERP (GrafiStore), criando três fluxos de trabalho distintos e automatizados, adaptados ao volume de pedidos:
1. O fluxo instantâneo (20% do volume)
Essa é a última palavra em automação sem intervenção humana, projetada especificamente para seus pedidos diários de alto volume, como anúncios de nascimento.
“No momento em que um pedido é feito por meio da loja on-line, ele é disparado instantaneamente para a organização e colocado na impressora com todos os dados corretos.”
Para esse segmento, o Switch eliminou completamente a necessidade de entrada manual de pedidos ou manuseio de arquivos, permitindo que os operadores de impressora iniciassem a produção imediatamente e garantissem que o prazo final crítico de envio no mesmo dia fosse cumprido de forma consistente.
2. O fluxo do portal da Web
Para projetos maiores e mais complexos provenientes de vários portais da Web, o Switch gerencia toda a logística dos arquivos. Embora ainda haja uma pequena etapa manual para o planejamento estratégico, o sistema garante que a equipe “não precise mais procurar arquivos”.
3. O fluxo tradicional (50% do volume)
Até mesmo os pedidos tradicionais, que chegam por e-mail ou outros métodos diferentes do portal, são disparados para o Switch. Nesse caso, o Switch atua como uma central, proporcionando visibilidade crucial para toda a empresa: “Podemos ver exatamente onde está o pedido”
Os resultados: confiabilidade, capacidade e equipe feliz
Para Drukkerij Bredewold, o investimento no Enfocus Switch proporcionou várias camadas de transformação:
1. A confiabilidade não tem preço
Bredewold observou que, se o sistema de fluxo fosse desativado, isso criaria imediatamente um “caos”, pois o trabalho seria “perdido na empresa” Isso prova que o fluxo de trabalho automatizado não é mais um luxo, mas a espinha dorsal essencial e confiável de seus negócios.
2. Aumento da capacidade
A capacidade de processar pedidos sem interferência manual se traduz diretamente em um aumento da capacidade. A empresa lidou com um aumento “extremo” no volume durante seus meses mais movimentados (novembro/dezembro) sem suar a camisa, provando que agora pode lidar com “muito mais pedidos” sem atingir seu máximo de produção.
3. Controle de custos e competitividade
A filosofia de Bredewold é clara: “as mãos devem estar livres”. Ao automatizar cada ponto de contato manual, a empresa elimina os custos associados, garantindo sua competitividade em termos de preço e, ao mesmo tempo, ofereça velocidade e serviço premium.
4. Melhoria da satisfação no trabalho
A automação não ajudou apenas no resultado final, ela melhorou também a vida cotidiana no trabalho. Coisas simples, como o acoplamento automático ao Send Cloud e a eliminação da necessidade de a equipe digitar manualmente as etiquetas de remessa do PostNL, eliminaram tarefas frustrantes e repetitivas.
“O trabalho se torna divertido para todos”, conclui Jeika Bredewold. “É muito importante para nós que nosso pessoal esteja bem.”
Tudo pronto para eliminar o caos dos pedidos?
Drukkerij Bredewold comprovou que o caminho para aumentar a velocidade e a capacidade e reduzir o estresse passa pela automação. Saiba como o Enfocus Switch pode transformar seu fluxo de trabalho de impressão de espera e pesquisa em produção instantânea e confiável.
