Do microfilme ao PDF/A
A ProQuest é uma parceira fundamental para jornais, universidades, bibliotecas e outros detentores de conteúdo, preservando e permitindo o acesso a suas informações ricas e variadas. Essas parcerias mundiais criaram uma coleção de conteúdo crescente que agora abrange 90.000 fontes confiáveis, seis bilhões de páginas digitais e se estende por 600 anos.
No departamento que digitaliza e arquiva jornais em microfilme, eles passaram por uma transformação na década passada, quando seu fluxo de trabalho começou a mudar da digitalização de páginas impressas para o recebimento de conteúdo em formato digital (PDF). Embora isso fosse uma vantagem, por um lado, tratava-se de uma mudança completa em seu fluxo de trabalho de produção e representava um desafio de expansão.
“Quando começamos a receber páginas em PDF/A, tivemos que mudar a forma como trabalhávamos.”
Rick Griffith, diretor de manufatura da ProQuest
“Quando começamos a receber páginas em PDF/A, tivemos que mudar nossa forma de trabalhar”, disse Rick Griffith, diretor de manufatura da ProQuest. “Os PDFs precisavam ser baixados, organizados e processados no RIP para geração de imagens, manualmente por um operador”, continuou MarcYeiter, administrador de aplicativos.
Com esse fluxo de trabalho manual, dois funcionários em tempo integral estavam “esgotados” e só podiam processar dez títulos com esse novo processo de PDF. Logo depois, um dos maiores clientes da ProQuest concordou que também começaria a enviar PDFs em vez de páginas impressas para os 80 títulos que publicava. Nesse ponto, ficou óbvio para a ProQuest que era hora de procurar maneiras de automatizar ou eles ficariam enterrados tentando acompanhar a mudança para o envio de PDFs por seus clientes.
A automação se tornou uma necessidade
Marc Yeiter, administrador de aplicativos, ficou encarregado de investigar as opções de automação. Analisando primeiro algumas das opções de automação de nível empresarial, Marc rapidamente determinou que essas soluções não eram adequadas às suas necessidades. O investimento inicial era muito caro e eles realmente precisavam de uma solução que fosse escalável e que pudesse ser mantida por eles mesmos.
Marc logo descobriu o Enfocus Switch, enquanto investigava atualizações para o Enfocus PitStop Server. Quando encontrou o Switch, Marc percebeu que se tratava de um software mais centrado no fluxo de trabalho e parecia muito fácil de administrar, enquanto os outros sistemas corporativos analisados eram muito mais complexos. Além disso, Marc ficou impressionado com a abordagem aberta do Switch, o que significa que ele poderia ser usado em seu fluxo de trabalho único. Foi assim que ele decidiu saber mais e entrou em contato com a Enfocus.
Depois de algumas comunicações com a Enfocus, a ASI (All Systems Integration) foi recomendada para seu projeto de automação. A ASI é um parceiro de integração certificado pela Enfocus, localizado nos arredores de Boston, Massachusetts. Trabalhando com a ASI, eles desenvolveram um exemplo de seu fluxo de trabalho atual usando o Switch. A partir dessa introdução, a equipe da Proquest pôde ver claramente como sua produção poderia ser melhorada.
“Era importante que o Switch fosse capaz de lidar com nosso fluxo de trabalho atual. Depois de algumas reuniões com a ASI, nos sentimos muito confortáveis com o fato de que o Switch faria o que precisávamos e estava dentro do nosso orçamento.” — MarcYeiter, administrador de aplicativos, ProQuest
Começando com o New York Times, a ProQuest iniciou a implementação de seus fluxos de trabalho automatizados. O Switch executou todas as tarefas tediosas que os operadores executavam anteriormente, como o recebimento de PDFs do servidor FTP e sua classificação em edições.
“No início, nossa equipe não acreditava que o fluxo de trabalho do Switch pudesse classificar as edições na ordem correta. Cada página chegava como um PDF de página única e tinha de ser classificada com base em uma planilha que descrevia a ordem daquela edição”, disse Rick.
Com a ajuda da ASI, eles usaram alguns dos recursos avançados do Switch para ler o arquivo de planilha e classificar automaticamente os arquivos de página recebidos na ordem correta. Além disso, como cada editor tinha configurações diferentes, a ASI ofereceu um treinamento para a ProQuest sobre como modificar o fluxo de trabalho para outros editores. Dessa forma, a ProQuest poderia gerenciar o sistema por conta própria e adicionar mais clientes e edições conforme necessário. Essa foi uma vantagem fundamental para a ProQuest, pois eles não queriam depender de um fornecedor externo para expandir seu sistema de automação sempre que um novo editor entrasse em cena.
Logo após a implementação de seu primeiro cliente, a equipe adotou totalmente o novo sistema de automação e a ProQuest avançou, trazendo outros clientes, como a Gannett Publishing, que tinha 80 jornais sob sua marca. Hoje, a ProQuest tem cinco funcionários processando 150 títulos, com a capacidade de adicionar mais títulos e não precisar aumentar a equipe.
Os benefícios do Switch eram muito claros para a ProQuest. O Switch permite que eles expandam seus serviços rapidamente e respondam às mudanças com os clientes. Seus funcionários estão concentrados na qualidade e não em gastar tempo com tarefas rotineiras, como mover arquivos na rede. Além disso, o Switch é flexível e escalável o suficiente para que eles possam expandir seus fluxos de trabalho para acomodar outros produtos e criar novos produtos, ajudando a manter seus serviços inovadores e atualizados.
Logo depois de colocar o fluxo de trabalho em operação para os serviços de microfilme de jornais, eles voltaram o foco para a automação do serviço de dissertação. Atualmente, a ProQuest opera dois servidores Switch processando internamente mais de 1,2 milhão de páginas por mês.
A Proquest também implementou um terceiro Switch Server para processar os arquivos de dados XML recebidos. Com a arquitetura aberta do Switch, a ASI conseguiu criar um aplicativo da Web de pilha completa WorkIT que se integra perfeitamente ao Switch. O site reúne as publicações apropriadas para criar cada microficha. Em seguida, ele preenche o banco de dados personalizado do WorkIT, que gerencia todo o processo. A gerência pode ver atualizações em tempo real no site sobre os trabalhos à medida que eles passam pelo sistema. Vários servidores Switch não só oferecem capacidade adicional ao Proquest, como também proporcionam redundância para todos os processos Switch.
Pensando no futuro, a equipe da ProQuest está planejando expandir a automação do Switch para o trabalho de digitalização de cópias impressas. Nesses fluxos de trabalho, as imagens digitalizadas precisarão ser classificadas, digitalizadas com OCR para torná-las pesquisáveis e processadas para microfichas e para a Web. Atualmente, a ProQuest digitaliza cerca de 24 milhões de páginas por ano e, em breve, o Switch também será uma parte importante desse fluxo de trabalho.
