En el sector de la impresión comercial, el procesamiento tradicional de trabajos ha llegado a su límite. Los trabajos de tiradas cortas están aumentando, los plazos se están acortando y la manipulación manual de archivos se está convirtiendo en un cuello de botella importante.
Bennett Graphics, una imprenta comercial con sede en Atlanta, Georgia, topó con este mismo muro. Se dieron cuenta de que sus procesos tradicionales ya no podían seguir el ritmo de las demandas del mercado. Al asociarse con Enfocus e implementar Enfocus Switch, transformaron sus operaciones, protegieron sus márgenes de beneficio y liberaron a su equipo de ventas para enfocarse completamente en el crecimiento.
El desafío de la empresa: la gestión manual de archivos
Conforme el tamaño de los trabajos se redujo y la velocidad aumentó, Bennett Graphics se enfrentó a un desafío operativo crítico. Su equipo tardaba entre tres y cuatro horas en procesar archivos entrantes complejos para trabajos de etiquetas.
Cuando un trabajo solo genera unos ingresos de 1.000 dólares, no te puedes permitir asumir horas de mano de obra de preimpresión, ni puedes transferir ese elevado coste elevado.
Una persona no puede procesar 1.000 trabajos a la semana ni leer 1.000 tickets de trabajo a la semana y entender lo que se le ha asignado. No automatizar puede suponer un gran carga para su equipo.
Adam Seiz, director de Mejora de Procesos de Bennett Graphics
El equipo directivo encargó al departamento de operaciones que buscara una tecnología capaz de gestionar la llegada masiva de archivos, reducir los plazos de entrega y devolver la rentabilidad a los trabajos de tiradas cortas.
La solución: la automatización perfecta con Enfocus Switch
Bennett Graphics eligió Enfocus Switch para automatizar su flujo de trabajo de etiquetas y rápidamente expandió la plataforma a otras áreas del negocio.
Switch actúa como punto central de distribución de sus datos y archivos entrantes. El software conecta a la perfección su portal de venta, las integraciones con software de terceros y las prensas de producción. Hoy en día, la empresa utiliza Switch para gestionar varios flujos de trabajo críticos:
- Impresión bajo demanda: Switch recibe archivos de forma automática y los deriva directamente a las prensas sin intervención humana.
- Mailings y logística: la plataforma gestiona flujos de trabajo especializados para listas de mailing, actualizaciones NCOA (National Change of Address) y alertas automatizadas del portal de ventas.
- Incorporación instantánea de clientes: en lugar de crear flujos de trabajo desde cero para cada cliente nuevo, el equipo copia plantillas existentes en Switch y personaliza características específicas, lo que acelera la incorporación.
Introducción de la automatización a la gestión de proyectos
Tras su éxito en el departamento de preimpresión, Bennett Graphics introdujo un flujo de trabajo básico de preflight para su equipo de gestión de proyectos.
El flujo de trabajo está integrado en el centro de recursos interno de la empresa. Los jefes de proyectos simplemente sueltan un PDF en el portal y Switch gestión la evaluación en segundo plano. En pocos segundos, el sistema genera un informe claro que resalta las fuentes que faltan o las imágenes de baja resolución. Esta evaluación instantánea permite que el equipo aborde los problemas de inmediato, sin ocupar el valioso tiempo de un operario de preimpresión.
Es la diferencia entre poder hacer el trabajo con beneficios y no ser rentable en absoluto.
Adam Seiz, director de Mejora de Procesos de Bennett Graphics
El resultado: de 4 Horas a 15 minutos
El impacto de Enfocus Switch fue inmediato y espectacular. Los resultados demuestran claramente el potencial de los flujos de trabajo automatizados:
| Parámetros | Antes de Enfocus Switch | Con Enfocus Switch |
| Tiempo de preimpresión de etiquetas | Entre 3 y 4 horas | Máximo 15 minutos |
| Plazo de entrega | Entre 2 y 3 días | Posibilidad de entrega al día siguiente |
| Resultados coherentes | En riesgo por errores humanos | 100 % coherentes y precisos |
Protección del resultado final
Reducir el tiempo de preimpresión de horas a minutos supuso un ahorro sustancial en mano de obra. Transformó trabajos de tiradas cortas que no eran rentables en trabajos con un alto margen de beneficio.
Potenciar al equipo de ventas
Antes de implementar Switch, los comerciales dividían su tiempo entre gestionar clientes y gestionar procesos de producción internos. Ahora, los flujos de trabajo automatizados gestionan el seguimiento de la producción. Los comerciales pueden centrarse totalmente en el trabajo de campo: ganar nuevos clientes y ampliar su oferta de servicios.
Eliminar los errores humanos
Switch ejecuta siempre las tareas tal como se programan, lo que garantiza unos resultados altamente predecibles y coherentes.
Próximos pasos
Para Bennett Graphics, la automatización es un pilar fundamental de su estrategia empresarial. Ahora que dominan los flujos de trabajo de etiquetas y han automatizado el preflight, el equipo busca continuamente nuevas formas de aprovechar la plataforma.
Cuanto más analizamos qué procesos podemos automatizar, más vemos que, en muchos casos, Switch es la respuesta.
Adam Seiz, director de Mejora de Procesos de Bennett Graphics
