En el vertiginoso mundo de la impresión comercial, la eficiencia no es solo una ventaja, sino un mecanismo de supervivencia. Para Impress Print Services, impresor comercial generalista con sede en el Reino Unido, pasar de los cuellos de botella manuales a la automatización transformó su negocio y les permitió sobrevivir a la temporada de mayor actividad de su historia e impulsar un crecimiento de las ventas del 10 %.
El reto: problemas derivados del crecimiento y cuellos de botella en el flujo de trabajo
Impress Print Services empezó como una pequeña imprenta litográfica y desde entonces se ha expandido a los sectores digital, de gran formato y de mailings, y ahora cuenta con una facturación de en torno a 10 millones de libras y una plantilla de 78 empleados. Sin embargo, el rápido crecimiento trajo consigo importantes retos operativos.
Hace solo 12 meses, el estudio estaba en apuros. Tras la marcha de un miembro clave de la plantilla y ante la dificultad de encontrar alguien que le sustituyera, la empresa se dio cuenta de que necesitaba preparar su flujo de trabajo para el futuro en lugar de limitarse a contratar más personal.
El proceso manual de pruebas creaba una “cola constante”. El objetivo de los operadores era realizar las pruebas en un plazo de 4 a 8 horas, pero a menudo la realidad era muy distinta. Los trabajos complejos atascaban el flujo de trabajo y bloqueaban tras de sí trabajos más pequeños y sencillos. En las horas punta, esto provocaba retrasos de entre 3 y 4 días, lo que causaba demoras en la impresión y ejercía una inmensa presión sobre el equipo.
La solución: la automatización con Switch y Enfocus Review
Impress Print Services recurrió a Enfocus Switch para automatizar su flujo de trabajo y a Enfocus Review para modernizar su proceso de pruebas.
La implementación comenzó hace aproximadamente un año. En lugar de seguir un esquema formativo rígido, el equipo adoptó un enfoque de “aprendizaje práctico”: experimentaron con flujos para resolver problemas concretos y luego escalaron las soluciones a toda la empresa.
Transformación del ciclo de pruebas
Antes de la automatización, las pruebas eran un trabajo manual que requería dedicación:
- Crear un PDF de baja resolución.
- Enviarlo manualmente al cliente por correo electrónico.
- Esperar una respuesta.
- Confiar en que el cliente lo visualizara en el software correcto (para evitar los temidos problemas de la “Vista Previa de Mac”).
Ahora, con Enfocus Review, este proceso fluye. El original gráfico se envía por correo electrónico con un número de referencia del trabajo y se procesa automáticamente. Review envía la prueba al cliente y su aprobación o rechazo vuelve directamente al MIS (programa informático de gestión) de la empresa.
“Teníamos que incluir una cláusula de exención de responsabilidad en todos nuestros correos electrónicos que especificaba que el PDF debía visualizarse en Acrobat... Ahora ya no la incluimos. Con Enfocus Review, lo que se ve es el resultado final”.
David Williams, supervisor del estudio de Impress Print Services
Los resultados: cero colas y crecimiento récord
El impacto de la implantación de Enfocus Switch y Review fue inmediato y medible.
1. Eliminación de los retrasos
El retraso de entre 3 y 4 días en las pruebas ha desaparecido. Los trabajos sencillos se procesan automáticamente en segundo plano, de manera que se libera a los operarios para que puedan centrarse en tareas complejas. Hoy, las pruebas se devuelven a los clientes en horas, en lugar de en días.
2. Gestión de picos de volumen
Michael señala que la empresa ha superado recientemente el cuatrimestre de mayor actividad de su historia. Sin la automatización, se habrían visto obligados a rechazar trabajos. En cambio, han gestionado el volumen sin un solo cuello de botella.
3. Crecimiento empresarial
Al eliminar las barreras de la eficiencia, Impress Print Services ha experimentado un crecimiento de las ventas de un 10 % en el último año. La automatización no solo les ha ahorrado tiempo, sino que ha supuesto capacidad de ingresos.
Conclusión: prepararse para el futuro para tener éxito
Para Impress Print Services, la automatización no consistía solo en solucionar un problema de personal temporal, sino en sentar las bases para el futuro. Al integrar Enfocus Switch con su MIS y utilizar la sencillez de Enfocus Review, programa basado en navegador, han agilizado las operaciones y mejorado la experiencia del cliente.
“No sé qué habríamos hecho, para ser sincero... Probablemente no habríamos aceptado tantos trabajos. Sin duda, nos está ayudando a crecer”.
Michael Kille, director general de Impress Print Services
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