Drukkerij Bredewold, una imprenta con sede en los Países Bajos, se enfrentaba a un reto común: su taller de impresión estaba sometido a un estrés constante, atascado por el procesamiento manual de los pedidos. La directora general, Jeika Bredewold, nos cuenta cómo la implementación de un flujo de trabajo automatizado con Enfocus Switch y GrafiStore convirtió el caos en control, impulsó la eficiencia, aumentó la satisfacción del cliente e hizo que el trabajo volviera a ser divertido.
El problema: El caos de los pedidos y el estrés del status quo
Antes de la automatización, Drukkerij Bredewold era un lugar de esperas constantes. Jeika Bredewold, reflexionando sobre sus primeros días en la empresa, recuerda la evidencia física de la ineficacia: los pedidos esperaban -a veces hasta tres días- en grandes “bolsas de pedidos” en el suelo.
Este proceso manual creaba una inmensa presión en el entorno de producción. Mientras las prensas estaban listas, la oficina se esforzaba para preparar los trabajos, lo que creaba un ciclo de estrés en el que el equipo de producción tenía que apresurarse constantemente para recuperar el tiempo perdido.
Los mayores quebraderos de cabeza eran los trabajos con plazos críticos y gran volumen, como los anuncios de nacimiento diarios (geboortekaarten). Estos pedidos tenían un estricto plazo límite (las 13:00 horas) para la prensa y debían enviarse el mismo día. Este flujo de trabajo específico suponía un estrés diario para todo el equipo.
Bredewold se dio cuenta: “Esto tenía que cambiar”. Necesitaban una solución para eliminar el enfoque “manual” que les estaba costando tiempo y dinero.
La solución: Una fábrica automatizada sin intervención humana
Drukkerij Bredewold colaboró con Enfocus para integrar Switch con su sistema MIS/ERP (GrafiStore), creando tres flujos de trabajo automatizados distintos y adaptados a su volumen de pedidos:
1. El flujo instantáneo (20 % del volumen)
Se trata de lo último en automatización sin intervención, diseñado específicamente para sus pedidos diarios de gran volumen, como los anuncios de nacimiento.
“En el momento en que un cliente hace un pedido a través de su tienda web, se envía instantáneamente a la organización y llega a la prensa con todos los datos correctos”.
Para este segmento, Switch eliminó por completo la necesidad de introducir pedidos o gestionar archivos manualmente, lo que permitió a los operarios de las prensas iniciar la producción de inmediato y garantizar el cumplimiento sistemático del plazo límite crítico de envío en el mismo día.
2. El flujo del portal web
Para proyectos más grandes y complejos procedentes de varios portales web, Switch gestiona toda la logística de los archivos. Aunque queda un pequeño paso manual para la planificación estratégica, el sistema garantiza que el personal “ya no tenga que buscar archivos”.
3. El flujo tradicional (50 % del volumen)
Incluso los pedidos tradicionales, que llegan por correo electrónico u otros métodos distintos a un portal web, se envían a Switch. En este caso, Switch actúa como eje central, proporcionando una visibilidad crucial en toda la empresa: “Podemos ver exactamente dónde está el pedido”.
Los resultados: Fiabilidad, capacidad y personal contento
Para Drukkerij Bredewold, la inversión en Enfocus Switch supuso múltiples capas de transformación:
1. La fiabilidad no tiene precio
Bredewold señala que si el sistema de flujo se estropeara, se crearía inmediatamente un “caos” porque el trabajo “se perdería dentro la empresa”. Esto demuestra que el flujo de trabajo automatizado ya no es un lujo, sino la columna vertebral esencial y fiable de su negocio.
2. Rápido aumento de la capacidad
La posibilidad de procesar los pedidos sin intervenciones manuales se traduce directamente en un aumento de la capacidad. La empresa gestionó un aumento “extremo” del volumen durante sus meses de mayor actividad (noviembre/diciembre) sin sudar, lo que demuestra que ahora pueden gestionar “muchos más pedidos” sin llegar a su producción máxima.
3. Control de costes y competitividad
La filosofía de Bredewold es clara: “El proceso debe ser totalmente automático”. Al automatizar todos los puntos de contacto manuales, eliminan los costes asociados, lo que les permite seguir siendo competitivos en precios y ofrecer al mismo tiempo un servicio y una rapidez superiores.
4. Mejora de la satisfacción laboral
La automatización no solo ayudó a la cuenta de resultados, sino que mejoró la vida laboral diaria. Cosas tan sencillas como la integración automatizada con Sendcloud y la eliminación de la necesidad de que el personal escriba a mano las etiquetas de envío de PostNL eliminaron tareas frustrantes y repetitivas.
“El trabajo se convierte en algo divertido para todos”, concluye Jeika Bredewold. “Eso es muy importante para nosotros, que nuestra gente esté bien”.
¿Listo/a para acabar con el caos de los pedidos?
Drukkerij Bredewold ha demostrado que el camino para lograr aumentar la velocidad, ampliar la capacidad y reducir el estrés pasa por la automatización. Descubra cómo Enfocus Switch puede transformar su flujo de trabajo de impresión de la espera y la búsqueda a la producción instantánea y fiable.
