Del microfilm al PDF
ProQuest es un socio clave para periódicos, universidades, bibliotecas y otros poseedores de contenidos, ya que preserva y permite el acceso a su rica y variada información. Estas asociaciones mundiales han creado una creciente colección de contenidos que ahora abarca 90.000 fuentes fidedignas, seis mil millones de páginas digitales y 600 años de historia.
En el departamento que digitaliza y archiva periódicos en microfilm, sufrieron una transformación en la década pasada, en la que su flujo de trabajo empezó a cambiar de escanear páginas en papel a recibir contenidos en formato digital (PDF). Aunque esto era una ventaja, por un lado suponía un cambio completo en su flujo de trabajo de producción y les planteaba el reto de expandirse.
“En cuanto empezamos a recibir páginas en PDF tuvimos que cambiar nuestra forma de trabajar”.
Rick Griffith, director de producción de ProQuest
“En cuanto empezamos a recibir páginas en PDF tuvimos que cambiar nuestra forma de trabajar”, comenta Rick Griffith, director de producción de ProQuest. “Era necesario que un operador descargara, organizara y procesara manualmente los archivos PDF en un RIP para la exposición”, continúa Marc Yeiter, administrador de aplicaciones.
Con este flujo de trabajo manual, dos empleados a tiempo completo estaban “saturados” y solo podían procesar diez títulos con este nuevo procesamiento de archivos PDF. Poco después, uno de los mayores clientes de ProQuest acordó que ellos también empezarían a enviar archivos PDF en lugar de páginas impresas para los 80 títulos que publicaban. Llegados a este punto, era obvio para ProQuest que había llegado el momento de buscar formas de automatización o, de lo contrario, quedarían sepultados intentando seguir el ritmo del cambio al envío de ficheros PDF por parte de sus clientes.
La automatización era imprescindible
Marc Yeiter, administrador de aplicaciones, se encargó de investigar las distintas opciones de automatización. Al examinar primero algunas de las opciones de automatización de nivel empresarial, Marc determinó rápidamente que estas soluciones no se ajustaban a sus necesidades. La inversión inicial era demasiado elevada y realmente necesitaban una solución que fuera escalable y que pudieran mantener ellos mismos.
Marc pronto descubrió Enfocus Switch, mientras investigaba las actualizaciones de su Enfocus Pitstop Server. Al descubrir Switch, Marc pudo ver que estaba más orientado al flujo de trabajo y que parecía muy fácil administrar, mientras que los sistemas empresariales que habían analizado eran mucho más complejos. Además, Marc quedó impresionado por el enfoque abierto de Switch, que permitía utilizarlo en su flujo de trabajo específico. Decidieron que querían más información y se pusieron en contacto con Enfocus.
Tras varias conversaciones, Enfocus les recomendó la empresa All Systems Integration (ASI) para su proyecto de automatización. ASI es un colaborador certificado de Enfocus para integraciones situado a las afueras de Boston (Massachusetts). En colaboración con ASI, desarrollaron un ejemplo de su flujo de trabajo actual utilizando Switch. A partir de esa implantación, el equipo de ProQuest pudo ver claramente cómo podía mejorar su producción.
“Era importante que Switch pudiera abordar nuestro flujo de trabajo actual. Tras unas cuantas reuniones con ASI, nos sentimos muy cómodos porque Switch iba a hacer lo que necesitábamos y se ajustaba a nuestro presupuesto”. - Marc Yeiter, administrador de aplicaciones de ProQuest
ProQuest empezó a implementar sus flujos de trabajo automatizados empezando por el New York Times. Switch se encargaba de todas las tareas tediosas que antes realizaban los operarios, como recibir los PDF del servidor FTP y clasificarlos por ediciones.
“Al principio, nuestro personal se mostraba escéptico ante la posibilidad de que el flujo de trabajo de Switch pudiera clasificar las ediciones en el orden correcto. Cada página se enviaba como un PDF de una sola página y había que ordenarla según una hoja de cálculo que describía el orden de la edición”, explica Rick.
Con la ayuda de ASI, utilizaron algunas de las funciones avanzadas de Switch para leer la hoja de cálculo y clasificar automáticamente los archivos de páginas entrantes en el orden correcto. Además, como cada editorial tenía una configuración diferente, ASI enseñó a ProQuest cómo modificar el flujo de trabajo para otras editoriales. De este modo, ProQuest podría gestionar el sistema por sí misma y añadir más clientes y ediciones cuando fuera necesario. Esto supuso una ventaja clave para ProQuest, ya que no querían tener que depender de un proveedor externo para ampliar su sistema de automatización cada vez que incorporaba un nuevo editor.
Poco después de implementar su primer cliente, el personal aprovechó al máximo el nuevo sistema de automatización y ProQuest siguió adelante incorporando otros clientes como Gannett Publishing, que tenía 80 periódicos bajo su marca. En la actualidad, ProQuest cuenta con cinco empleados que procesan 150 títulos, con capacidad para añadir más títulos sin tener que aumentar la plantilla.
Los beneficios que ofrecía Switch estaban muy claros para ProQuest. Switch les permite ampliar rápidamente sus servicios y responder a los cambios con clientes. Sus empleados se centran en la calidad y no pierden el tiempo realizando tareas mundanas, como mover archivos en la red. Además, Switch es lo suficientemente flexible y escalable como para que puedan ampliar sus flujos de trabajo para dar cabida a otros productos, y crear nuevos productos que ayuden a mantener sus servicios innovadores y modernos.
Poco después de poner en marcha el flujo de trabajo para sus servicios de microfilmación de periódicos, se centraron en automatizar su servicio de tesis y tesinas. En la actualidad, ProQuest cuenta con dos servidores Switch que procesan internamente más de 1,2 millones de páginas al mes.
Proquest también ha implementado un tercer Switch Server para procesar los archivos de datos XML entrantes. Con la arquitectura abierta de Switch, ASI pudo crear una aplicación web de pila completa, WorkIT , que se integra perfectamente con Switch. Switch reúne las publicaciones adecuadas para crear cada microficha. A continuación, rellena la base de datos personalizada de WorkIT, que gestiona todo el proceso. La dirección puede ver en tiempo real las actualizaciones de los trabajos a medida que pasan por el sistema. Múltiples Switch Server no solo proporcionan a Proquest capacidad adicional, sino también redundancia para todos los procesos de Switch.
De cara al futuro, el equipo de ProQuest tiene previsto ampliar la automatización de Switch a su trabajo de digitalización de documentos impresos. En estos flujos de trabajo, las imágenes escaneadas tendrán que ser clasificadas, escaneadas con OCR para que se puedan buscar y procesadas para microfichas y para la web. En la actualidad, ProQuest escanea unos 24 millones de páginas al año y pronto Switch será también una parte clave de este flujo de trabajo.
