Recibir, clasificar y dirigir los trabajos entrantes
El problema
El procesamiento manual de archivos es un trabajo muy tedioso y que requiere mucho tiempo. Se producen errores fácilmente. Los trabajos llegan de diferentes maneras, por ello los operarios deben supervisar varios canales.
La solución
Switch descarga archivos desde tu servidor FTP o de correo electrónico. Una vez que los archivos se han descargado. Una vez que los archivos se han descargado:
- Se ordenan automáticamente según el tipo de archivo
- Los trabajos comprimidos se descomprimen
- Los archivos desconocidos activan inmediatamente una notificación por correo electrónico al cliente
Las ventajas
- Libera a los operadores para trabajos más exigentes & servicio de atención al cliente
- Reduce los errores al garantizar la homogeneidad gracias a un proceso estandarizado
- Mejora la comunicación al alertar a los operadores cuando los trabajos estén listos o se detecten problemas
Elementos y módulos de flujo utilizados para este caso
FTP
Este elemento permite a Switch descargar automáticamente los trabajos de tu servidor FTP (seguro). Switch explorará todas las subcarpetas y detectará los trabajos recién cargados, incluso en las subcarpetas nuevas creadas, si los clientes están autorizados a crear las suyas. También recuerda dónde se ha encontrado cada trabajo, para que esta información se pueda utilizar más tarde al crear un archivado estructurado, o para enviar notificaciones por email a la persona adecuada.
Recibir Email
Switch también puede leer correos electrónicos, extraer archivos adjuntos y mover estos archivos en el flujo automáticamente.
Mientras lo hace, recuerda el contenido del email, incluyendo el remitente, permitiéndote volver a utilizar esta información posteriormente (como enviar confirmaciones o archivos con problemas, de vuelta al cliente).
Jerarquía de envío
Esta herramienta puede supervisar cualquier estructura de carpetas en tu red local y funciona de manera muy similar a la herramienta FTP, es decir, también escanea las carpetas anidadas en busca de nuevos trabajos y recuerda su ubicación original.
¿Quieres revolucionar tu flujo de trabajo?
Switch te ofrece la potencia y la libertad para automatizar a tu manera. Ponte en contacto con un revendedor Enfocus para descubrir cómo hacerlo.