Bei Printivity gehört Geschwindigkeit zum Standard. Als Online-Druckdienstleister bearbeitet das Unternehmen täglich 200 bis 300 Bestellungen – von Visitenkarten bis hin zu anspruchsvollen klebegebundenen Büchern. Lucero Kabashima, Druckvorstufen-Managerin, und Oliver Chou, Chief Intelligence Officer, standen vor einer Herausforderung: Wie lassen sich große Auftragsvolumina bewältigen, ohne die Qualität des persönlichen Services zu beeinträchtigen?
Der manuelle Engpass
Vor der Einführung eines strukturierten Workflows war die Druckvorstufe bei Printivity „stark von manuellen Prozessen geprägt“. Zwar nutzte das Team PitStop Pro für grundlegende Bearbeitungen, schöpfte dessen volles Potenzial jedoch nicht aus. Lucero erinnert sich an die Frustration über repetitive Aufgaben, die sich problemlos hätten automatisieren lassen – zum Beispiel das nacheinander erfolgende Anpassen einzelner Dateien.
„Mich hat es frustriert, wie ineffizient das Ganze war“, erinnert sich Lucero Kabashima. Während einer ruhigeren Phase begann sie zu erkunden, was ihre Software tatsächlich leisten konnte. Diese Neugier führte das Team zu Enfocus Switch.
Der Workflow: Switch übernimmt den ersten Schritt
Heute setzt Printivity auf eine Switch-First-Architektur. Wenn ein Kunde eine Bestellung über den Onlineshop abschickt, landet die Datei nicht bei einer Person, sondern direkt in Switch.
Switch übernimmt die erste Dateiverarbeitung und das Routing und stellt dem Team in der Druckvorstufe anschließend eine vorbereitete Datei für die abschließende manuelle Prüfung bereit. Wenn ein Mitarbeiter eine Datei in PitStop öffnet, ist ein Großteil der Arbeit bereits erledigt. Dadurch kann das Team:
- Prioritätsaufträge beschleunigen: Einige Aufträge gelangen heute innerhalb weniger Minuten von der Übermittlung in die Produktion.
- Einen 4‑Stunden-Standard einhalten: Die meisten Aufträge werden innerhalb von vier Stunden bearbeitet und für den Kunden bereitgestellt.
- Lieferungen am selben Tag ermöglichen: Bei Eilaufträgen kann Printivity Produkte in weniger als zwei Stunden versandfertig machen.
Das volle Potenzial mit Unterstützung von Experten ausschöpfen
Lucero Kabashima und ihr Team sind Experten für die Druckvorstufe, keine Programmierer. Um ihre Automatisierung weiter auszubauen, arbeiteten sie mit Significance, einem unserer Platin-Partner, zusammen. Dieser übernahm komplexe API-Aufrufe und die individuelle Skripterstellung. Durch diese Zusammenarbeit konnten sie die Lücke zwischen Standardautomatisierung und einem vollständig integrierten System schließen, das nahtlos mit ihren anderen Geschäftsanwendungen kommuniziert.
Die Ergebnisse: 30 % mehr Effizienz
Seit der vollständigen Integration von Switch und PitStop, hat Printivity eine Effizienzsteigerung von 25 % bis 30 % erzielt. Interessanterweise nutzt das Unternehmen die gewonnene Zeit nicht, um noch mehr Aufträge abzuwickeln, sondern investiert sie bewusst in ein besseres Kundenerlebnis.
Der Grund, warum unsere Effizienz nicht noch stärker steigt, ist, dass wir die gewonnene Zeit nutzen, um mehr für die Dateien unserer Kunden zu tun.
Lucero Kabashima, Druckvorstufen-Managerin, Printivity
Das Team nimmt heute umfangreichere Formatierungsanpassungen und Dateikorrekturen vor, für die zuvor schlicht die Zeit fehlte. Dadurch bietet Printivity einen Servicegrad, der das Unternehmen in einem stark umkämpften Markt hervorhebt.
Die Automatisierung hat Printivity nicht nur schneller gemacht – sie hat dem Unternehmen auch die Freiheit gegeben, ein noch besserer Druckdienstleister zu werden.
