Enfocus Switch: Workflow-Automatisierung für die Druck- und Grafikproduktion

Wenn die Produktion ins Stocken gerät, liegt es selten an den Maschinen

• Jobs stauen sich, weil Dateien und Anweisungen über E-Mail, FTP, WeTransfer und Webbestellungen eingehen, ohne dass eine einheitliche Vorgehensweise für ihre Bearbeitung festgelegt wurde.
• Fehler häufen sich, weil das Umbenennen von Dateien, die Prüfung von Eingaben und das Nachverfolgen fehlender Daten vollständig von manueller Arbeit abhängen.
• Die Produktivität sinkt, weil Bediener die Produktion ständig unterbrechen müssen, um fehlerhafte Dateien, fehlende Daten und unklare Anweisungen zu überprüfen.
• Nichts geht voran, weil nicht immer klar ist, welcher Schritt als Nächstes erforderlich ist oder wer dafür zuständig ist.
• Daten gehen zwischen den einzelnen Prozessschritten verloren, weil Auftragsdaten, Kundeninformationen und Produktionsergebnisse in separaten Tools verwaltet werden.
• Genehmigungen verzögern sich, weil Proofs und Freigaben per E-Mail hin und her gehen, ohne dass Status oder Zuständigkeit klar ersichtlich sind.

Der erste Impuls ist, Personal einzustellen. Doch erfahrene Fachkräfte zu finden und langfristig zu halten, ist schwieriger denn je – und zusätzliche Mitarbeitende lösen das eigentliche Problem nicht.

Produktionsprobleme entstehen selten durch Menschen oder Maschinen. Sie entstehen durch die Art und Weise, wie Arbeit zwischen ihnen weitergegeben wird.

Planbar und zuverlässig

Switch führt jedes Mal genau die Aufgaben aus, die Sie der Software vorgeben. Sie legen die Regeln fest. Switch befolgt diese konsequent – bei jedem Job, in jeder Schicht, an jedem Tag.

Keine Überraschungen. Keine Abweichungen. Kein Rätselraten mehr, warum dieser Job anders bearbeitet wurde als der letzte. Ihr Team erlebt keine bösen Überraschungen. Ihre Kunden erhalten gleichbleibende Ergebnisse. Und wenn doch einmal etwas schiefläuft, wissen Sie genau, wo Sie suchen müssen.

Ihr Team behält jederzeit die Kontrolle

Automatisierung bedeutet nicht, die Kontrolle aus der Hand zu geben. Sie entscheiden genau, welche Workflows automatisch ablaufen und wo eine Person für Genehmigungen, Qualitätsprüfungen, Ausnahmen oder Kundenabnahmen erforderlich ist.

Behalten Sie den Überblick mit Echtzeit-Informationen zu aktiven, wartenden und fehlgeschlagenen Jobs. Sie wissen jederzeit, was passiert und wo Handlungsbedarf besteht.

Switch automatisiert Ihre Abläufe, ohne Ihnen die Kontrolle zu nehmen.

Die Joberfassung kann über jeden beliebigen Kanal automatisiert werden

Switch zentralisiert den Jobeingang und standardisiert, wie Aufträge in die Produktion gelangen.

Jobs können aus folgenden Quellen stammen:

• Webshops und Kundenportale
• E-Mail und FTP
• Hot-Folder und Integrationen
• Manuelle Uploads

Bei der Erfassung kann Switch automatisch:

• Dateien nach einheitlichen Regeln umbenennen
• Metadaten zu Bestellung, Kunde und Job anhängen
• Prüfen, ob alle erforderlichen Dateien vorhanden und vollständig sind
• Unvollständige Einreichungen umgehend ablehnen oder kennzeichnen

Kein manuelles Sortieren mehr – und kein Rätselraten, was zusammengehört.

Fehler erkennen, bevor sie die Produktion erreichen

Switch prüft jeden Job anhand der von Ihnen definierten Regeln:

• PDF-Standards und -Konformität
• Seitengröße, Beschnitt und Anschnitt
• Fehlende oder eingebettete Schriften
• Bildauflösung und Farbräume
• Erforderliche Jobdaten und Anweisungen

Fehlerhafte Jobs werden korrigiert, umgeleitet oder zur Überprüfung gekennzeichnet. Jobs, die die Prüfung bestehen, werden automatisch weitergeleitet.

Probleme werden erkannt, solange sie sich noch einfach und kostengünstig beheben lassen.

Jeder Job gelangt automatisch in die passende Toolchain

Anhand von Dateieigenschaften, Metadaten oder Geschäftsregeln entscheidet Switch über den nächsten Schritt:

• Weiterleitung von Verpackungs- und Akzidenzdruck-Jobs an verschiedene Workflows
• Priorisierte Verarbeitung eiliger Jobs
• Auslösung unterschiedlicher Prozesse durch Druckvorstufen- oder RIP-Einstellungen
• Verteilung von Aufträgen an interne Systeme oder externe Partner
• Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeitende oder Teams

Jeder Job wird zuverlässig an das richtige Ziel weitergeleitet – ganz ohne manuelle Entscheidungen, Zuweisungen oder Nachverfolgung.

Automatische Bereitstellung von Dateien und Ergebnissen

Switch stellt sicher, dass die Ausgabe genau dort ankommt, wo sie benötigt wird

• Weiterleitung von Dateien an Druckwarteschlangen, RIPs und Produktionssysteme
• Bereitstellung von Jobs für Weiterverarbeitungsgeräte und nachgelagerte Workflows
• Speicherung der Ausgabe in strukturierten Ordnern oder Cloud-Speichern
• Übertragung von Dateien per FTP, SFTP oder über Netzwerkpfade
• Auslösen von Benachrichtigungen, Freigaben oder Kundenupdates

Der Job geht über den Druck hinaus. Switch übernimmt den gesamten Ablauf automatisch bis zum fertigen Ergebnis.

Laufende Optimierung auf Basis realer Produktionsdaten

Dashboards und Berichte bieten die Transparenz, um Leistung zu messen und zu optimieren:

• Transparenz darüber, wo Jobs ins Stocken geraten und warum
• Erfassung der tatsächlichen Dauer jedes Schritts im Workflow
• Identifizierung wiederkehrender Fehler, bevor sie zu wiederkehrenden Kosten führen
• Bereitstellung von Produktionskennzahlen für Teams und Management
• Übermittlung realer Jobdaten an Ihr MIS für eine präzise Nachkalkulation und intelligentere Angebotserstellung

Visuelles Erstellen und Verwalten von Workflows

Switch ermöglicht die Gestaltung und Verwaltung von Workflows über eine visuelle Schnittstelle, sodass jeder im Team Workflows erstellen, anpassen und nachvollziehen kann – nicht nur die Person, die sie ursprünglich erstellt hat.

Zusätzliche Automatisierungsmöglichkeiten mit Scripting

Für komplexere Anforderungen lassen sich Workflows mit Switch durch Code erweitern.

• Implementierung komplexer Logik, API-Verbindungen und individueller Integrationen
• Erweiterung von Workflows mit JavaScript oder TypeScript
• Nutzung von Node.js und dem NPM-Ökosystem für maximale Flexibilität

Entwickelt für die Druck- und Grafikproduktion

Switch ist keine gewöhnliche Automatisierungsplattform. Die Software wurde gezielt für die Druck-, Verlags- und Grafikproduktion entwickelt.

Switch verarbeitet PDF-Dateien, Produktionsdateien und Metadaten und nutzt die Logik hinter Druckvorstufen- und Ausgabe-Workflows. Dateien werden anhand realer Produktionsregeln geprüft, verarbeitet und weitergeleitet.

Skalierbar für jede Unternehmensgröße. Konzipiert, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Ob Sie einen Ein-Personen-Betrieb betreiben oder ein Großunternehmen leiten – Switch skaliert und passt sich Ihren Anforderungen an.

Kleine Teams – Erhöhter Durchsatz, weniger Fehler und konsistente Qualität – ohne zusätzliches Personal.

Große Produktionsumgebungen – Verarbeitung tausender Jobs pro Tag über verschiedene Produktionslinien, Systeme und Teams hinweg.

Und unabhängig von Ihrer Größe müssen Sie nicht vom ersten Tag an alles auf einmal umsetzen. Starten Sie mit einem Workflow, lösen Sie eine konkrete Herausforderung und erweitern Sie die Lösung in Ihrem eigenen Tempo. Fügen Sie Workflows hinzu, verbinden Sie Systeme und erschließen Sie erweiterte Möglichkeiten – ohne neu aufzusetzen, was bereits funktioniert.

Läuft lokal. Entwickelt für Zuverlässigkeit, Sicherheit und Leistung

Switch läuft vollständig in Ihrer eigenen Windows- oder macOS-Umgebung – nicht in der Cloud.

Ihre Produktionsdateien und Daten bleiben jederzeit in Ihrem Netzwerk, sodass sensible Jobs geschützt und unter Ihrer Kontrolle bleiben.

Die Leistung bleibt konstant und vorhersehbar, da die Verarbeitung lokal erfolgt.

Anwendungsfälle auf einen Blick

Enfocus Switch dient zur Automatisierung und Steuerung von Produktionsworkflows in Druck- und Grafikumgebungen.

Web-to-Print und Portal-Erfassung
Automatische Erfassung von Dateien und Jobdaten, Prüfung von Einsendungen und Vorbereitung von Jobs für die Produktion.

Automatisierung der Druckvorstufe
Standardisierung von Preflight, Dateikorrektur und Weiterleitung für konsistente Ergebnisse bei weniger manuellem Aufwand.

Workflows in der Verpackungsproduktion
Verwaltung komplexer Jobs mit mehreren Varianten, Genehmigungen und Validierungsschritten – ohne den Überblick zu verlieren.

MIS- und Systemintegration
Verbindung von Geschäftssystemen mit Produktionstools, um Daten, Dateien und Jobstatus synchron zu halten.

Ausnahmebehandlung und Genehmigungen
Weiterleitung bei Problemen an die richtigen Ansprechpartner, Pausierung von Workflows bei Bedarf und automatische Fortsetzung.

Skalierung der Produktionsabläufe
Steigerung des Durchsatzes, Priorisierung dringender Jobs und Sicherstellung gleichbleibender Qualität bei wachsendem Volumen.

Warum sich Produktionsteams für Switch entscheiden

• Schnellere Durchlaufzeiten und höherer Durchsatz – Kontinuierlicher Jobfluss zur Reduzierung von Durchlaufzeiten und Maximierung der Kapazitätsauslastung.
• Weniger Fehler und weniger Nacharbeit – Regelbasierte, konsistente Verarbeitung zur frühzeitigen Erkennung von Problemen und Vermeidung kostspieliger Fehler.
• Jedes Mal gleichbleibende Ergebnisse – Konsequente Einhaltung Ihrer Regeln bei jedem Job und in jeder Schicht für gleichbleibende Ausgabequalität – unabhängig von Mitarbeitenden oder Produktionsauslastung.
• Volle Transparenz und Kontrolle – Festlegung, welche Prozesse automatisiert ablaufen und wo menschliche Entscheidungen erforderlich sind. Kein Prozess läuft ohne Ihre festgelegten Regeln ab.
• Wertschöpfendere Aufgaben – Automatisierung repetitiver und fehleranfälliger Aufgaben, damit qualifizierte Mitarbeitende sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
• Wachstum ohne Personalaufstockung – Steigerung des Produktionsvolumens und Übernahme zusätzlicher Aufträge ohne Abhängigkeit von schwer zu findenden und zu bindenden Fachkräften.
• Skalierung von Fachwissen im gesamten Team – Integration von Fachwissen in Workflows zur Verbesserung der Konsistenz und Reduzierung der Abhängigkeit von einzelnen Expertinnen und Experten.

Switch ermöglicht in der Regel innerhalb weniger Monate einen ROI durch die Senkung laufender Betriebskosten und konkrete Prozessverbesserungen.

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