Die Drukkerij Bredewold, ein in den Niederlanden ansässiger Drucker, stand vor einer bekannten Aufgabe: Der Drucker stand unter ständigem Stress, weil die manuelle Auftragsabwicklung zu Engpässen führte. General Manager Jeika Bredewold erzählt, wie die Einführung eines automatisierten Workflows mit Enfocus Switch und GrafiStore aus dem Chaos ein kontrolliertes Vorgehen machte, das die Effizienz steigerte, die Kundenzufriedenheit erhöhte und die Arbeit wieder zum Vergnügen machte.
Das Problem: Das Auftragschaos und der Stress des Status quo
Vor der Automatisierung bestand die Arbeit in der Drukkerij Bredewold aus ständigem Warten. Jeika Bredewold erinnerte sich an seine Anfänge in dem Unternehmen und an die konkreten Beweise für die Ineffizienz: Aufträge blieben liegen und mussten in großen „Auftragstaschen“ auf dem Boden auf die Bearbeitung waren – manchmal bis zu drei Tage lang.
Dieser manuelle Vorgang verursachte einen immensen Druck in der Produktionsumgebung. Obwohl die Druckmaschinen bereit waren, hatte das Frontoffice Mühe, die Aufträge vorzubereiten, was zu einem Teufelskreis führte, in dem das Produktionsteam sich ständig beeilen musste, um die verlorene Zeit aufzuholen.
Das Hauptproblem waren die zeitkritischen Aufträge mit hohem Volumen, wie die täglichen Geburtsanzeigen (geboortekaarten). Für diese Aufträge galt ein strikter Abgabetermin um 13 Uhr für die Druckmaschine. Zudem mussten sie noch am selben Tag versandt werden. Dieser spezielle Workflow war ein täglicher Stressfaktor für das gesamte Team.
Jeika Bredewold erkannte: „Es musste sich etwas ändern.“ Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um die Methode mit manuellen Eingriffen zu ersetzen, die viel Zeit und Geld kostete.
Die Lösung: Eine automatisierte Produktionsstätte ohne manuelle Eingriffe
Die Drukkerij Bredewold arbeitete mit Enfocus zusammen, um Switch in ihr MIS/ERP-System (GrafiStore) zu integrieren und so drei verschiedene, automatisierte Workflowströme zu schaffen, die auf das Auftragsvolumen des Unternehmens zugeschnitten sind:
1. Der sofortige Flow (20 % des Volumens)
Dies ist das Nonplusultra der Automatisierung, die speziell für die täglichen Bestellungen mit hohem Volumen, wie z. B. Geburtsanzeigen, entwickelt wurde.
„In dem Moment, in dem ein Kunde eine Bestellung über den Webshop aufgibt, wird diese sofort an das Unternehmen weitergeleitet und liegt mit den korrekten Daten in der Druckmaschine.“
In diesem Segment machte Switch die manuelle Auftragseingabe oder Dateibearbeitung vollständig überflüssig, sodass die Bediener der Druckmaschinen sofort mit der Produktion beginnen konnten und die äußerst knappe Frist für den Versand am selben Tag konsequent eingehalten werden konnte.
2. Der Webportalflow
Bei größeren, komplexeren Projekten, die von verschiedenen Webportalen stammen, verwaltet Switch die gesamte Dateilogistik. Zwar bleibt ein kleiner manueller Schritt für die strategische Planung übrig, aber das System sorgt dafür, dass die Mitarbeiter „nicht mehr nach Dateien suchen müssen“.
3. Der traditionelle Flow (50 % des Volumens)
Selbst herkömmliche Aufträge, die per E-Mail oder auf anderen Wegen als über das Portal eingehen, werden an Switch weitergeleitet. In diesem Fall fungiert Switch als zentraler Knotenpunkt, der für die entscheidende Transparenz im gesamten Unternehmen sorgt: „Wir können genau sehen, wo sich der Auftrag gerade befindet.“
Die Ergebnisse: Zuverlässigkeit, Kapazität und zufriedene Mitarbeiter
Für die Drukkerij Bredewold brachte die Investition in Enfocus Switch eine vielschichtige Transformation:
1. Zuverlässigkeit ist unbezahlbar
Jeika Bredewold merkte an, dass ein Ausfall des Flowsystems sofort zu einem „Chaos“ führen würde, da die Arbeit „im Unternehmen untergehen würde“. Dies beweist, dass der automatisierte Workflow kein reiner Luxus mehr ist, sondern das wesentliche, zuverlässige Rückgrat des Unternehmens.
2. Kapazität sprunghaft angestiegen
Die Möglichkeit, Aufträge ohne manuelle Eingriffe zu bearbeiten, führt direkt zu einer Kapazitätssteigerung. Das Unternehmen verarbeitete einen „extremen“ Anstieg des Volumens während seiner geschäftigsten Monate (November/Dezember), ganz ohne Stress, und bewies damit, dass es nun „viel mehr Aufträge“ abwickeln kann, ohne an seine Produktionsgrenze zu stoßen.
3. Kostenkontrolle & Wettbewerbsfähigkeit
Jeika Bredewolds Philosophie ist klar: „Es darf keine manuellen Eingriffe mehr geben.“ Durch die Automatisierung aller manuellen Arbeitsschritte entfallen die damit verbundenen Kosten, und es wird sichergestellt, dass das Unternehmen in Bezug auf den Preis wettbewerbsfähig bleibt und gleichzeitig einen erstklassigen Service und eine hohe Geschwindigkeit bietet.
4. Höhere Zufriedenheit bei der Arbeit
Die Automatisierung hat nicht nur das Ergebnis positiv beeinflusst, sondern auch den Arbeitsalltag verbessert. Einfache Dinge wie die automatische Kopplung mit der Send Cloud und der Wegfall der Notwendigkeit für die Mitarbeiter, PostNL-Versandetiketten manuell einzugeben, machten frustrierende, wiederkehrende Aufgaben überflüssig.
„Die Arbeit macht einfach allen Spaß“, so Jeika Bredewold abschließend. „Das ist sehr wichtig für uns, dass es unseren Mitarbeitern gut geht.“
Möchten auch Sie Ihr Auftragschaos in Ordnung bringen?
Die Drukkerij Bredewold hat bewiesen, dass der Weg zu höherer Geschwindigkeit, mehr Kapazität und weniger Stress über die Automatisierung führt. Erfahren Sie, wie der Enfocus Switch Ihren Druckworkflow verändern kann – weg vom ewigen Warten und Herumsuchen, hin zur sofortigen, zuverlässigen Produktion.
