Vom Mikrofilm zur PDF-Datei
ProQuest ist ein wichtiger Partner für Zeitungen, Universitäten, Bibliotheken und andere Anbieter von Inhalten, der den Zugang zu den umfangreichen und vielfältigen Informationen seiner Kunden bewahrt und ermöglicht. Diese weltweiten Partnerschaften haben zu einer wachsenden Sammlung von Inhalten geführt, die inzwischen 90.000 relevante Quellen, sechs Milliarden digitale Seiten und einen Zeitraum von 600 Jahren umfasst.
In der Abteilung, die Zeitungen auf Mikrofilm digitalisiert und archiviert, fand in den letzten zehn Jahren eine Transformation statt, bei der sich der Workflow vom Einscannen von Dokumenten in Papierform auf den Empfang von Inhalten in digitaler Form (PDF-Dateien) verlagerte. Obwohl dies einerseits ein Vorteil war, bedeutete es andererseits eine völlige Umstellung des Produktionsablaufs und stellte das Unternehmen vor die Herausforderung, zu expandieren.
„Nachdem wir erstmals PDF-Seiten erhielten, mussten wir unsere Arbeitsweise ändern.“
Rick Griffith, Produktionsleiter, ProQuest
„Nachdem wir erstmals PDF-Seiten erhielten, mussten wir unsere Arbeitsweise ändern.“, so Rick Griffith, Produktionsleiter bei ProQuest. „PDF-Dateien mussten manuell von einem Mitarbeiter heruntergeladen, verwaltet und für die Belichtung gerippt werden“, so Marc Yeiter, Anwendungsadministrator.
Mit diesem manuellen Workflow waren zwei Vollzeitmitarbeiter „am Limit“ und konnten mit dem neuen PDF-Verfahren nur zehn Publikationen bearbeiten. Kurz darauf beschloss einer der größten Kunden von ProQuest, für die 80 von ihm veröffentlichten Publikationen ebenfalls PDF-Dateien anstelle von Druckseiten zu versenden. Für ProQuest lag es auf der Hand, dass es an der Zeit war, nach Möglichkeiten der Automatisierung zu suchen, da das Unternehmen sonst bei dem Versuch, mit der Umstellung seiner Kunden auf die PDF-Übermittlung Schritt zu halten, aufgeschmissen gewesen wäre.
Automatisierung war ein Muss
Marc Yeiter, Anwendungsadministrator, wurde mit der Prüfung von Automatisierungsoptionen beauftragt. Marc Yeiter nahm zunächst einige Automatisierungsoptionen auf Unternehmensebene unter die Lupe und stellte schnell fest, dass diese Lösungen nicht den Anforderungen des Unternehmens entsprachen. Die Erstinvestition war zu kostspielig, und das Unternehmen benötigte eine Lösung, die skalierbar war und die es selbst warten konnte.
Marc Yeiter stieß bald auf Enfocus Switch, als er sich die Upgrades für den Enfocus Pitstop Server genauer ansah. Er stellte fest, dass bei Switch der Workflow sehr viel stärker im Mittelpunkt stand und die Administration anscheinend sehr einfach war. Im Vergleich dazu waren die anderen Enterprise-Systeme, die sich Marc Yeiter angeschaut hat, sehr viel komplexer. Darüber hinaus war Marc Yeiter von dem offenen Ansatz von Switch beeindruckt, der es ihm ermöglichte, es für seinen eigenen Workflow zu nutzen. Das Team wollte mehr darüber erfahren und setzte sich mit Enfocus in Verbindung.
Nach einigen Gesprächen mit Enfocus wurde ASI (All Systems Integration) für das Automatisierungsprojekt empfohlen. ASI ist ein zertifizierter Integrationspartner von Enfocus mit Sitz in der Nähe von Boston, Massachusetts. In Zusammenarbeit mit ASI hat das Unternehmen ein Modell seines aktuellen Workflows mit Switch entwickelt. Nach einer Einführung erkannte das Proquest-Team sofort, wie die Produktion optimiert werden konnte.
„Wichtig war, dass sich Switch in unseren aktuellen Workflow integrieren konnte. Nach einigen Gesprächen mit ASI hatten wir das Gefühl, dass Switch unseren Anforderungen gerecht werden würde. Außerdem überstieg die Anschaffung auch nicht unser Budget.“ - Marc Yeiter, Anwendungsadministrator, ProQuest
ProQuest hat anschließend seine automatisierten Workflows für die Zusammenarbeit mit der New York Times genutzt. Switch übernahm alle umständlichen Aufgaben, die zuvor von den Bedienern erledigt wurden, wie z. B. das Empfangen von PDF-Dateien vom FTP-Server und das Sortieren der Dateien in Ausgaben.
„Anfangs waren unsere Mitarbeiter skeptisch, ob der Switch-Workflow die Ausgaben auch wirklich richtig sortiert. Jede Seite kam als einseitiges PDF-Dokument an und musste anhand einer Tabelle sortiert werden, in der die Reihenfolge für die jeweilige Ausgabe beschrieben war“, so Rick Griffith weiter.
Mithilfe von ASI konnte das Team einige der erweiterten Funktionen von Switch nutzen, um die Tabellenkalkulationsdatei einzulesen und die eingehenden Seitendateien automatisch in die richtige Reihenfolge zu bringen. Da jeder Verlag andere Strukturen verwendete, schulte ASI ProQuest darin, wie der Workflow für andere Verlage angepasst werden konnte. Auf diese Weise konnte ProQuest das System selbst verwalten und bei Bedarf weitere Kunden und Ausgaben hinzufügen. Dies war ein entscheidender Vorteil für ProQuest, da das Unternehmen nicht jedes Mal, wenn ein neuer Verlag hinzukam, auf einen externen Anbieter angewiesen sein wollte, um sein Automatisierungssystem zu erweitern.
Schon bald nach der Implementierung des ersten Kunden nahmen die Mitarbeiter das neue Automatisierungssystem in vollem Umfang an, und ProQuest konnte weitere Kunden gewinnen, wie z. B. Gannett Publishing, das 80 Zeitungen unter der eigenen Marke führte. Derzeit beschäftigt ProQuest fünf Mitarbeiter, die 150 Publikationen bearbeiten, mit der Möglichkeit, weitere Publikationen hinzuzufügen, ohne das Personal aufstocken zu müssen.
Die Vorteile von Switch lagen für ProQuest auf der Hand. Switch ermöglicht es dem Unternehmen, seine Dienstleistungen zügig zu erweitern und auf Veränderungen bei den Kunden zu reagieren. Die Mitarbeiter konzentrieren sich auf Qualität und vergeuden keine wertvolle Zeit mit banalen Aufgaben wie dem Verschieben von Dateien im Netzwerk. Außerdem ist Switch so flexibel und skalierbar, dass die Workflows auf andere Produkte ausgeweitet und neue Angebote geschaffen werden können, damit die Dienstleistungen innovativ und aktuell bleiben.
Kurz nachdem der Workflow für die Zeitungsmikrofilme in Betrieb genommen worden war, konzentrierte man sich auf die Automatisierung des Dissertationsdienstes. Gegenwärtig betreibt ProQuest intern zwei Switch-Server, die über 1,2 Millionen Seiten pro Monat verarbeiten.
Proquest hat außerdem einen dritten Switch-Server implementiert, um eingehende XML-Dateien zu verarbeiten. Dank der offenen Architektur von Switch war ASI in der Lage, eine Full-Stack-Webanwendung zu entwickeln, die eng mit Switch integriert ist: WorkIT Switch stellt die entsprechenden Publikationen für die Erstellung jedes Mikrofiches zusammen. Anschließend wird die kundenspezifische WorkIT-Datenbank befüllt, die den gesamten Prozess verwaltet. Die Verantwortlichen können Updates in Echtzeit zu den Jobs erhalten, während diese das System durchlaufen. Mehrere Switch-Server bieten nicht nur zusätzliche Kapazität, sondern sorgen bei Proquest auch für Redundanz bei allen Switch-Prozessen.
Mit Blick auf die Zukunft plant das ProQuest-Team, die Switch-Automatisierung auf die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform auszuweiten. In diesen Workflows müssen die gescannten Bilder sortiert, OCR-gescannt und für Mikrofiche und das Web aufbereitet werden, um sie durchsuchen zu können. ProQuest scannt heutzutage etwa 24 Millionen Seiten pro Jahr. Bald wird auch Switch ein wichtiger Bestandteil dieses Workflows sein.
