In der schnelllebigen Geschäftswelt des Akzidenzdrucks ist Effizienz nicht nur ein zusätzlicher Vorteil, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu sein. Impress Print Services, ein im Vereinigten Königreich beheimateter allgemeiner Akzidenzdrucker, konnte durch die Umstellung von manuellen Engpässen auf eine automatisierte Lösung die Geschäftsabläufe effizienter gestalten und so die Hochsaison in der Branche erfolgreich meistern sowie den Umsatz um 10 % steigern.
Die Herausforderung: Zunehmendes Wachstum und Workflow-Engpässe
Impress Print Services wurde als kleiner Lithografie-Drucker gegründet und hat sich seitdem auf die Bereiche Digitaldruck, Großformat und Mailing spezialisiert. Heute erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von rund 10 Millionen britischen Pfund und beschäftigt 78 Mitarbeitende. Das schnelle Wachstum brachte jedoch erhebliche betriebliche Anforderungen mit sich.
Noch vor zwölf Monaten hatte das Studio einen schweren Stand. Nach dem Weggang eines hochqualifizierten Mitarbeiters und der sich als schwierig herausstellenden Neubesetzung sah sich das Unternehmen gezwungen, seine Workflows zukunftssicher zu gestalten, anstatt einfach nur mehr Personal einzustellen.
Der manuelle Proofing-Prozess führte zu einer „ständigen Warteschlange“. Die Bediener peilten eine Bearbeitungszeit von vier bis acht Stunden für Proofs an, aber die Realität sah oft ganz anders aus. Komplexe Jobs verlangsamten den Workflow, sodass kleinere, unkomplizierte Jobs auf der Strecke blieben. In Spitzenzeiten führte dies zu Verzögerungen von 3 bis 4 Tagen, die den Druck erschwerten und das Team enorm unter Stress setzten.
Die Lösung: Automatisierung mit Switch & Enfocus Review
Impress Print Services setzte anschließend auf Enfocus Switch, um seinen Workflow zu automatisieren, und auf Enfocus Review, um seinen Proofing-Prozess zu modernisieren.
Mit der Implementierung in die Workflows wurde vor etwa einem Jahr begonnen. Anstelle eines starren „Klassenzimmersystems“ verfolgte das Team einen „Learning-by-Doing“-Ansatz, indem es mit Abläufen experimentierte, um bestimmte Probleme zu lösen und diese Lösungen dann auf das gesamte Unternehmen auszuweiten.
Umgestaltung des Proofing-Vorgangs
Vor der Automatisierung wurde das Proofing ausschließlich manuell ausgeführt:
- Es wurde eine PDF-Datei mit niedriger Auflösung erstellt.
- Diese wurde manuell an den Kunden gesendet.
- Danach musste man auf eine Antwort warten.
- Zum Schluss musste man darauf hoffen, dass der Kunde die Datei mit der richtigen Software betrachtet (um die gefürchteten „Mac Preview“-Probleme zu vermeiden).
Mit Enfocus Review läuft dieser Prozess nun nahtlos ab. Artwork wird mit einer Job-Referenznummer per E-Mail übermittelt und automatisch verarbeitet. Review leitet den Proof an den Kunden weiter. Die Genehmigung oder Zurückweisung des Kunden wird direkt in das MIS (Management Information System) des Unternehmens zurückgespielt.
„Wir mussten in all unseren E-Mails einen Haftungsausschluss einfügen, der lautete: ‚Sie müssen diese PDF-Datei in Acrobat öffnen‘... Das entfällt inzwischen komplett. Enfocus Review steht für eine reine Echtbilddarstellung.“
David Williams, Studio Supervisor, Impress Print Services
Die Ergebnisse: Keine Warteschlangen und beispielloses Wachstum
Die Auswirkungen der Implementierung von Enfocus Switch und Review waren sofort spür- und messbar.
1. Keine Verzögerungen mehr
Die Verzögerung beim Proofing von drei bis vier Tagen gehört der Vergangenheit an. Unkomplizierte Aufträge werden automatisch im Hintergrund abgewickelt, sodass sich die Bediener auf komplexe Aufgaben konzentrieren können. Heute erhalten die Kunden die Proofs binnen Stunden und nicht erst nach Tagen zurück.
2. Umgang mit Maximalvolumen
Michael Kille weist darauf hin, dass das Unternehmen vor kurzem die bisher am stärksten ausgelastete viermonatige Geschäftsphase in seiner Unternehmensgeschichte erfolgreich abgewickelt hat. Ohne Automatisierung wäre das Unternehmen gezwungen gewesen, Jobs abzulehnen. Stattdessen konnten sie das Volumen ohne einen einzigen Engpass stemmen.
3. Geschäftliches Wachstum
Durch den Abbau von Effizienzbarrieren konnte Impress Print Services im letzten Jahr einen Umsatzanstieg von 10 % verzeichnen. Die Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Umsatzpotenziale.
Fazit: Zukunftssicher zum Erfolg
Für Impress Print Services ging es bei der Automatisierung nicht nur darum, ein zeitweiliges Personalproblem zu lösen, sondern auch eine Grundlage für die Zukunft zu schaffen. Durch die Integration von Enfocus Switch in das MIS und die Nutzung des einfachen, browserbasierten Enfocus Review konnten die Betriebsabläufe optimiert und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
„Ich weiß nicht, was wir sonst getan hätten, um ganz ehrlich zu sein... Wir hätten vermutlich viel weniger Arbeit angenommen, als wir es schließlich getan haben. Zweifellos hilft Enfocus uns bei unserem Wachstum.“
Michael Kille, Geschäftsführer, Impress Print Services
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