Struktur von Auftragsordnern und Archivierung
Das Problem
Druckvorstufenabteilungen bearbeiten Aufträge mit Standardverfahren. Allerdings hat jeder Mitarbeiter der Abteilung seine Eigenarten. Dies kann bei der Auslieferung von Aufträgen zu Verwirrungen führen. Welche ist die aktuelle Datei? Wo sind die korrigierten Dateien zum Drucken?
Switch kann für jeden neuen Auftrag, der in Produktion geht, eine Auftragsordnerstruktur erstellen. Es wird ein übergeordneter Auftragsordner angelegt, mit Unterordnern für Kundendateien, Produktionsdateien, Preflight-Berichte usw. Nachdem die Aufträge die Druckerei verlassen haben, kann Switch sie konsistent und standardisiert archivieren.
Die Switch-Lösung
Mit dieser Lösung komprimiert Switch eingehende Kundendateien, erstellt eine Kopie und legt sie in einer Standardordnerstruktur für die Produktion ab, und sucht zum Schluss nach alten Aufträgen und sendet sie an ein Archiv:
- Aufträge werden an einem Übergabepunkt in den Ablauf aufgenommen und dupliziert. Eine Datei wird als Originaldatei komprimiert und die andere für die Produktion verwendet.
- Sowohl die komprimierten Originaldateien als auch die Produktionsdateien werden unter Verwendung eines Hierarchieelements in einer Standardordnerstruktur abgelegt. Zum Beispiel: Jahr>Monat>Auftragsnummer>Originaldateien und Jahr>Monat>Auftragsnummer>Produktionsdateien.
- Mit einer Einsetzfunktion wird ein Standardsatz leerer Ordner in das Produktionsdateienverzeichnis kopiert. Dies können beispielsweise Ordner für Schriftarten, Bilder, druckfertige PDF-Dateien usw. sein.
- In der unteren Zeile des Ablaufs wird mithilfe eines Einsetzelements jede Woche ein Scheinauftrag gesendet, der eine Kommandozeile auslöst, mit der alle Dateien, die älter als 90 Tage sind, in den Ablauf verschoben werden. Diese Dateien werden dann in einer standardisierten Ordnerstruktur an ein Archiv weitergeleitet.
Vorteile
- Druckvorstufenabteilungen verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dateien
- Einheitliche Aufträge erleichtern die Fehlersuche
- Sorgenfreie Archivierung von Aufträgen nach der Produktion
Für diesen Anwendungsfall benötigte Ablaufelemente und Module
