Struktur der Jobordner und Archivierung

Das Problem

• Viele Produktionsunternehmen im grafischen Bereich erhalten native Seitenlayout- und Illustrationsdateien aus Anwendungen wie Adobe InDesign, Illustrator oder sogar MS Word.
• Häufig müssen diese Dateien für die Druckproduktion, den Vertrieb oder andere Prozesse in das PDF-Format konvertiert werden.

Die Lösung

Mit dieser Lösung verpackt Switch die eingehenden Kundendateien, erstellt eine Kopie und legt sie in einer Standardordnerstruktur für die Produktion ab, überprüft schließlich alte Aufträge und sendet sie an ein Archivvolumen:

• Jobs gelangen über einen Übergabepunkt in den Workflow und werden dupliziert. Eine Kopie wird als Originaldateien gezippt und eine für die Produktion verwendet.
• Mit dem Element „Hierarchie festlegen“ werden sowohl die gezippten Originale als auch die Produktionsdateien in einer Standardordnerstruktur abgelegt. Zum Beispiel: Jahr>Monat>Jobnummer>Originaldateien und Jahr>Monat>Jobnummer>Produktionsdateien.
• Ein „Job einschleusen“-Element wird linear verwendet, um einen Standardsatz von leeren Ordnern in das Verzeichnis „Produktionsdateien“ zu kopieren. Beispielsweise könnte er Ordner für Schriften, Bilder, druckfertige PDF-Dateien usw. enthalten.
• Der untere Pfad des Workflows verwendet ein „Job einschleusen“-Element, um wöchentlich einen Dummy-Job zu senden, der eine Befehlszeile auslöst, um alle Dateien, die älter als 90 Tage sind, in den Workflow zu verschieben. Diese Dateien werden dann unter Verwendung einer standardisierten Ordnerstruktur in ein Archiv-Volume geleitet.

Ihre Vorteile

• Druckvorstufenteams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dateien
• Einheitlichkeit der Jobs vereinfacht die Fehlersuche 
• Problemlose Archivierung von Postproduktionsaufträgen