Eingehende Jobs empfangen, sortieren und weiterleiten
Das Problem
Die manuelle Bearbeitung von Dateien ist eine sehr zeitaufwändige und langwierige Arbeit. Fehler passieren schnell. Jobs kommen auf verschiedenen Wegen herein, sodass die Bediener mehrere Kanäle überwachen müssen.
Die Lösung
Switch lädt Dateien von Ihrem FTP- oder E-Mail-Server herunter. Sobald die Dateien heruntergeladen sind:
- Sie werden automatisch nach Dateityp sortiert.
- Komprimierte Jobs sind unkomprimiert
- Unbekannte Dateien lösen sofort eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden aus.
Ihre Vorteile
- Die Bediener haben dadurch mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben & Kundenservice
- Weniger Fehler durch Gewährleistung der Beständigkeit dank eines standardisierten Prozesses
- Verbesserte Kommunikation ,da Bediener gewarnt werden, wenn Jobs fertig sind oder Probleme erkannt werden
Für diesen Fall verwendete Workflow-Elemente und Module
FTP
Dieses Element ermöglicht Switch das automatische Herunterladen von Aufträgen von Ihrem (sicheren) FTP-Server. Switch durchsucht alle Unterordner und erkennt neu hochgeladene Aufträge auch in neu angelegten Unterordnern, wenn die Kunden ihre eigenen anlegen dürfen. Switch merkt sich auch, wo die einzelnen Stellen gefunden wurden, sodass diese Informationen später verwendet werden können, um ein strukturiertes Archiv zu erstellen oder E-Mail-Benachrichtigungen an die zuständige Person zu senden.
E-Mail empfangen
Switch ist außerdem imstande, E-Mails zu lesen, die Anhänge zu extrahieren und diese Dateien automatisch in den Workflow zu verschieben.
Dabei merkt sich Switch den Inhalt der E-Mail, einschließlich des Absenders, sodass Sie diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden können (z. B. um Bestätigungen oder Problemdateien an den Kunden zurückzuschicken).
Hierarchie senden
Dieses Tool kann jede beliebige Ordnerstruktur in Ihrem lokalen Netzwerk überwachen und arbeitet sehr ähnlich wie das FTP-Tool, d. h. es durchsucht auch die verschachtelten Ordner nach neuen Aufträgen und merkt sich deren ursprünglichen Speicherort.
Sind Sie bereit, Ihren Workflow auf die nächste Stufe zu heben?
Switch gibt Ihnen die Möglichkeit und die Freiheit, Ihren Workflow zu automatisieren. Setzen Sie sich mit einem Enfocus-Wiederverkäufer in Verbindung, um mehr zu erfahren.