El primer paso hacia la automatización
PitStop Server de Enfocus lleva tiempo en el mercado porque funciona. Y lo hace muy bien. Se trata, en pocas palabras, de una herramienta de validación y reparación de archivos PDF centralizada. Bueno, quizá deberíamos explicarlo más detalladamente. PitStop Server le permite poner en un servidor todo su preflight y corrección automatizados de PDF. Esto significa que cualquier persona de su taller puede colocar archivos en HotFolders y dejar que PitStop Server ejecute Perfiles Preflight y Listas de Acciones.
El procesamiento de HotFolders es lo que yo llamaría automatización básica. Hay un pequeño paso manual, seguido de un potente procesamiento automatizado, que finaliza con otro pequeño paso manual. La automatización de PitStop Server ahorra mucho tiempo a los equipos de preimpresión. También garantiza la coherencia, ya que mantiene todos los procesos en un mismo lugar. Sin entrar en el sinfín de comprobaciones y correcciones posibles, cabe mencionar que PitStop Server también puede enviar un correo electrónico con los resultados de las acciones ejecutadas.
Para integrar PitStop Server con otras soluciones de su tienda, puede configurar que la carpeta de salida correcta sea la misma que una carpeta de entrada de imposición, RIP o DFE. Si ese fuera el caso, la preimpresión colocaría los archivos PDF en una carpeta de entrada de PitStop Server y, una vez aplicado correctamente el preflight y reparados los ficheros, el PDF se colocaría en la entrada de la siguiente solución basada en HotFolders de la cadena de flujo de trabajo.
Por lo tanto, su flujo de trabajo es algo parecido a esto:
Acerca de PitStop Server
La capacidad de automatización de PitStop Server se vuelve exponencialmente más potente si se incorpora el motor principal de Switch al flujo de trabajo. De hecho, la captura de pantalla anterior es en realidad un flujo de Switch. Antes de entrar en el aspecto visual de Switch, hablemos un momento de la configuración de PitStop Server.
- Crear una HotFolder en PitStop Server
- Indicar a PitStop Server qué carpeta física debe supervisar
- Adjuntar Preflight y Listas de Acciones a la HotFolder
- Indicar a PitStop Server qué informes y dónde colocarlos
- Indicar a PitStop Server en qué carpetas debe colocar los trabajos que apruebe o rechace
Esto cubre los aspectos básicos de una HotFolder de PitStop Server en funcionamiento. Por supuesto, puede utilizar variables para el preflight inteligente, enviar un correo electrónico de notificación, colocar los archivos de trabajo en distintas carpetas después del procesamiento y dispone de un mecanismo para gestionar las subcarpetas de un trabajo. Es potente y fácil de configurar.
Acerca del motor principal de Switch
¿Y qué puede hacer por usted el motor principal de Switch ? Esa configuración básica es prácticamente la misma que ha de utilizar. Con la diferencia que supone que, en la interfaz de Switch, se trata de una representación visual de la procedencia y el destino de los archivos. Con la lista de funciones adicionales, creerá que ha duplicado su capacidad.
- Flujos de trabajo flexibles sin limitaciones en la estructura de carpetas
- Seguimiento y visión general de los trabajos desde el navegador (tableros de trabajos)
- Recepción y entrega automática de archivos mediante FTP y email
- Clasificación y encaminamiento de archivos en función del tipo de archivo, el nombre del archivo y las variables de trabajo y documento
- Renombrado y archivado de archivos
- Dividir y combinar archivos PDF
- Compresión y descompresión de carpetas de trabajo (zip-unzip)
- Conversión de PDF a JPEG
Para realizar el mismo flujo de trabajo de entrada del PDF, comprobación del archivo y salida del PDF, los pasos a seguir en Switch son igual de sencillos que en PitStop Server.
- Crear una carpeta de entrada en su red
- Poner esa carpeta al principio de un flujo de Switch
- Colocar un paso de Preflight y/o Lista de Acciones de PitStop en el flujo
- Ubicar la carpeta de salida de PitStop Server en su flujo de Switch
¿Qué tal juntos?
PitStop Server
Switch
Cada una de las carpetas del flujo de Switch se asigna a la misma carpeta física que en PitStop Server. La preimpresión dejará los archivos en el mismo lugar y los archivos resultantes acabarán según lo esperado. Sin embargo, las HotFolders de PitStop Server no estarían activas. De hecho, no sería necesario crearlas primero en PitStop Server para que Switch pudiera trabajar con ellas. Este ejemplo solo ilustra cómo realizar la misma configuración si se migra de PitStop Server para utilizarla con el motor principal de Switch. Cuando PitStop Server y el motor principal de Switch están instalados en el mismo servidor, Switch puede utilizar sus Perfiles Preflight, Listas de Acciones y conjuntos de variables sin ninguna configuración adicional. Se pueden seleccionar desde las propiedades del configurador de PitStop Server de Enfocus en Switch.
Desde ahí, puede modificar ese flujo. Puede duplicarlo y añadirle diferentes funciones. Switch puede obtener archivos de un servidor FTP o por correo electrónico, descomprimirlos, clasificarlos y, a continuación, enviarlos a las tareas de PitStop Server que usted haya establecido. Después de la fase de PitStop, los archivos pueden encaminarse, renombrarse, reagruparse, enviarse por correo electrónico, volver a colocarse en un servidor FTP o lo que quiera que suceda a continuación. Pero en el caso del motor principal de Switch, nadie toca los archivos entre cada uno de los pasos.
Y para poner la guinda al pastel de la automatización, Switch le permite crear paneles personalizados para realizar un seguimiento de su flujo de trabajo en los puntos que desee conocer. En el siguiente panel, se hace un seguimiento del historial de trabajos, el porcentaje actual de trabajos en cuellos de botella del flujo de trabajo y el número total de trabajos activos.
Conclusiones
Añadir el motor principal de Switch a una implementación de PitStop Server tiene claras ventajas. Por supuesto, las cosas tendrán un aspecto diferente, pero los Perfiles Preflight, las Listas de Acciones y los Conjuntos de Variables de PitStop se crean y gestionan tal y como está acostumbrado. Pasar a una plataforma de automatización más abierta puede parecer abrumador, pero cuando utilice algunas funciones de PitStop Server, se preguntará: “¿qué puedo pedirle a Switch que haga a continuación?”.