Dans le monde en constante évolution de l’impression de labeur, l’efficacité n’est pas seulement un atout, c’est une question de survie. Le passage des goulots d’étranglement manuels à l’automatisation a transformé l’activité d’Impress Print Services, un imprimeur de labeur généraliste basé au Royaume-Uni, lui permettant de surmonter la saison la plus chargée de son histoire et d’enregistrer une croissance de 10 % de son chiffre d’affaires.
Le défi : les difficultés de croissance et les goulots d’étranglement dans les flux de travail
Petite imprimerie lithographique à l’origine, Impress Print Services s’est depuis développée dans les domaines du numérique, du grand format et du publipostage. Elle réalise aujourd’hui un chiffre d’affaires d’environ 10 millions de livres sterling et emploie 78 personnes. Cependant, sa croissance rapide a entraîné des défis opérationnels importants.
Il y a 12 mois à peine, le studio était en difficulté. Suite au départ d’un collaborateur clé et à la difficulté de lui trouver un remplaçant, l’entreprise a pris conscience qu’elle devait pérenniser son flux de travail plutôt que de se contenter d’embaucher du personnel supplémentaire.
Le processus d’épreuvage manuel créait une « file d’attente permanente ». Les opérateurs visaient un délai d’exécution de 4 à 8 heures pour les épreuves, mais la réalité était souvent bien différente. Les travaux complexes engorgeaient le flux de travail, bloquant ainsi les travaux plus modestes et plus simples qui s’ensuivaient. Aux heures de pointe, cela se traduisait par des retards de 3 à 4 jours, ce qui provoquait des retards d’impression et mettait une pression énorme sur l’équipe.
La solution : l’automatisation avec Switch & Enfocus Review
Impress Print Services s’est tournée vers Enfocus Switch pour automatiser son flux de travail, et vers Enfocus Review pour moderniser son processus d’épreuvage.
La mise en œuvre a débuté il y a environ un an. Plutôt que d’opter pour un cadre pédagogique rigide, l’équipe a adopté une méthode d’« apprentissage par la pratique », en testant différents processus pour résoudre des problèmes spécifiques, puis en déployant ces solutions à l’ensemble de l’entreprise.
Transformer le cycle d’épreuvage
Avant l’automatisation, l’épreuvage était un travail manuel effectué avec passion :
- Créer un PDF à faible résolution.
- L’envoyer manuellement par e-mail au client.
- Attendre une réponse.
- Espérer que le client l’ait consulté avec le bon logiciel (pour éviter les fameux problèmes liés à l’« Aperçu sur Mac »).
Avec Enfocus Review, ce processus est désormais fluide. Les graphismes sont envoyés par e-mail avec un numéro de référence et sont traités automatiquement. Review envoie l’épreuve au client, et son approbation ou son refus est directement enregistré dans le MIS (système informatique de gestion) de l’entreprise.
« Nous devions ajouter une mention dans tous nos e-mails indiquant : « Vous devez ouvrir ce fichier PDF dans Acrobat. »... Aujourd’hui, ce n’est plus nécessaire. Avec Enfocus Review, les éléments sont affichés à l’écran tels qu’ils apparaîtront à l’impression. »
David Williams, superviseur de studio, Impress Print Services
Le résultat : plus aucune file d’attente et une croissance record
La mise en œuvre d’Enfocus Switch et de Review a eu un impact immédiat et mesurable.
1. Élimination des retards
Le retard de 3 à 4 jours en matière d’épreuvage a disparu. Les travaux simples sont traités automatiquement en arrière-plan, ce qui permet aux opérateurs de se concentrer sur les tâches complexes. Aujourd’hui, les épreuves sont renvoyées aux clients en quelques heures, et non plus en quelques jours.
2. Gérer les pics de volume
Michael Kille souligne que l’entreprise vient de traverser la période de quatre mois la plus chargée de son histoire. Sans l’automatisation, elle aurait été contrainte de refuser des commandes. Au lieu de cela, elle a géré ce volume sans rencontrer le moindre goulot d’étranglement.
3. Croissance de l’entreprise
En supprimant les obstacles à l’efficacité, Impress Print Services a vu son chiffre d’affaires augmenter de 10 % au cours de l’année dernière. Non seulement cette automatisation a permis de gagner du temps, mais elle a également généré de nouvelles sources de revenus.
Conclusion : se préparer pour l’avenir afin d’assurer la réussite
Pour Impress Print Services, l’automatisation ne visait pas seulement à résoudre un problème temporaire de personnel, mais aussi à jeter les bases de l’avenir. En intégrant Enfocus Switch à son système MIS et en tirant parti de la simplicité d’utilisation d’Enfocus Review, accessible via un navigateur, elle a rationalisé ses opérations et amélioré l’expérience client.
« Pour être tout à fait honnête, je ne sais pas ce que nous aurions fait... Nous n’aurions probablement pas accepté autant de travail. Il ne fait aucun doute que cela nous aide à nous développer. »
Michael Kille, directeur général, Impress Print Services
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