Du microfilm au PDF
ProQuest est un partenaire clé pour les journaux, les universités, les bibliothèques et d’autres détenteurs de contenus, préservant et facilitant l’accès à leurs informations riches et variées. Ces partenariats mondiaux ont permis de constituer une collection de contenus de plus en plus importante qui comprend désormais 90 000 sources faisant autorité, six milliards de pages numériques, sur 600 ans d’histoire.
Au cours de la dernière décennie, le département chargé de numériser et d’archiver les journaux sur microfilms a connu une transformation, son flux de travail ayant évolué de la numérisation de pages papier à la réception de contenus sous forme numérique (PDF). Bien que cela ait été un avantage, cela a également entraîné un changement complet de son flux de production et lui a posé un défi en termes d’expansion.
« Dès que nous avons commencé à recevoir des pages PDF, nous avons dû changer notre façon de travailler. »
Rick Griffith, directeur de la fabrication, ProQuest
« Dès que nous avons commencé à recevoir des pages PDF, nous avons dû changer notre façon de travailler », explique Rick Griffith, directeur de la fabrication chez ProQuest. « Les PDF devaient être téléchargés, organisés et rippés pour l’imagerie, manuellement par un opérateur », poursuit Marc Yeiter, administrateur des applications.
Avec ce flux de travail manuel, deux employés à temps plein étaient « débordés » et ne pouvaient traiter que dix titres avec ce nouveau processus PDF. Peu après, l’un des plus gros clients de ProQuest a accepté de commencer à envoyer des PDF au lieu de pages imprimées pour les 80 titres qu’il publiait. À ce stade, il était évident pour ProQuest qu’il était temps de chercher des moyens d’automatiser le processus, sous peine d’être submergée par les changements liés à la soumission de fichiers PDF par ses clients.
L’automatisation était indispensable
Marc Yeiter, administrateur d’applications, a eu pour mission d’étudier les possibilités d’automatisation. Après avoir examiné certaines solutions d’automatisation destinées aux entreprises, il a rapidement déterminé qu’elles n’étaient pas adaptées aux besoins de sa société. L’investissement initial était trop coûteux et elle avait vraiment besoin d’une solution évolutive qu’elle pourrait gérer elle-même.
Marc Yeiter a rapidement découvert Enfocus Switch, alors qu’il étudiait les possibilités de mise à niveau pour son Enfocus Pitstop Server. Lors de la découverte de Switch, Marc a pu constater qu’il était davantage axé sur les flux de production et semblait très facile à administrer, alors que les systèmes d’entreprise qu’il avait étudiés étaient beaucoup plus complexes. Marc a également été impressionné par l’approche ouverte de Switch, qui permettait de l’utiliser pour son flux de travail unique. Il a eu envie d’en savoir plus et a contacté Enfocus.
Après avoir échangé avec Enfocus, la société All Systems Integration (ASI) lui a été recommandée pour mener à bien son projet d’automatisation. ASI est un partenaire d’intégration certifié par Enfocus, situé en banlieue de Boston, dans le Massachusetts. En collaboration avec ASI, la société a élaboré un prototype de son flux de travail actuel à l’aide de Switch. Grâce à cette introduction, l’équipe de Proquest a pu voir clairement comment améliorer sa production.
« Il était important que Switch puisse répondre à nos besoins actuels en matière de flux de travail. Après plusieurs réunions avec ASI, nous étions convaincus que Switch allait répondre à nos besoins tout en respectant notre budget. » - Marc Yeiter, administrateur des applications, ProQuest
ProQuest a commencé à déployer ses flux de travail automatisés en commençant par le New York Times. Switch s’est chargé de toutes les tâches fastidieuses dont s’occupaient auparavant les opérateurs, comme la réception des PDF provenant du serveur FTP et leur tri par éditions.
« Au début, nos collaborateurs étaient sceptiques quant à la capacité du flux de travail Switch à trier les éditions dans le bon ordre. Chaque page arrivait sous forme de fichier PDF unique et devait être triée en fonction d’un tableur décrivant l’ordre de l’édition », explique Rick.
Avec l’aide d’ASI, ils ont utilisé certaines des fonctions avancées de Switch pour lire le fichier tableur et trier automatiquement les fichiers de pages entrants dans le bon ordre. En outre, chaque éditeur ayant une configuration différente, ASI a formé ProQuest à la modification du flux de travail pour les autres éditeurs. De cette manière, ProQuest pouvait gérer le système de manière autonome et ajouter d’autres clients et éditions en fonction des besoins. Cela représentait un avantage majeur pour ProQuest, qui ne souhaitait pas devoir faire appel à un fournisseur externe pour étendre son système d’automatisation à chaque fois qu’un nouvel éditeur rejoignait le projet.
Peu après la mise en place de son premier client, le personnel a pleinement adopté le nouveau système d’automatisation et ProQuest a continué sur sa lancée en attirant d’autres clients tels que Gannett Publishing qui détenait 80 journaux sous sa marque. Aujourd’hui, ProQuest emploie cinq collaborateurs qui traitent 150 titres et pourrait en ajouter d’autres sans avoir à augmenter ses effectifs.
ProQuest avait une vision très claire des avantages que pourrait lui apporter Switch. Switch lui a permis d’élargir rapidement ses services et de s’adapter aux changements chez ses clients. Ses employés se concentrent sur la qualité et ne perdent pas leur temps à effectuer des tâches sans intérêt, telles que le déplacement de fichiers sur le réseau. De plus, Switch est suffisamment flexible et évolutif pour permettre à l’entreprise d’étendre ses flux de travail à d’autres produits et d’en créer de nouveaux, ce qui contribue à maintenir l’innovation et la fraîcheur de ses services.
Peu après avoir mis en place son flux de travail pour ses services de microfilms de journaux, l’entreprise s’est concentrée sur l’automatisation de son service de thèses. Aujourd’hui, ProQuest exploite deux serveurs Switch en interne qui traitent plus de 1,2 millions de pages par mois.
Proquest a également implémenté un troisième serveur Switch pour traiter les fichiers de données XML entrants. Grâce à l’architecture ouverte de Switch, ASI a pu créer une application web complète, WorkIT, qui s’intègre parfaitement à Switch. Switch rassemble les publications appropriées pour créer chaque microfiche. Il alimente ensuite la base de données personnalisée de WorkIT, qui gère l’ensemble du processus. La direction peut consulter les mises à jour en temps réel sur les travaux au fur et à mesure qu’ils progressent dans le système. Les serveurs Switch multiples offrent non seulement une capacité supplémentaire à Proquest, mais assurent aussi la redondance de tous les processus Switch.
Pour l’avenir, l’équipe de ProQuest prévoit d’étendre l’automatisation de Switch à ses travaux de numérisation de documents papier. Dans ces flux de travail, il faudra trier les images numérisées, les soumettre à un traitement OCR afin de les rendre consultables, puis les traiter pour les microfiches et le web. Aujourd’hui, ProQuest numérise environ 24 millions de pages par an et, bientôt, Switch jouera également un rôle clé dans ce flux de travail.
