Réception, tri et acheminement des travaux entrants

Problème

Le traitement manuel des fichiers est un travail très fastidieux et ennuyeux. Il est facile de commettre des erreurs. Les travaux arrivent par différentes voies et les opérateurs doivent surveiller plusieurs canaux.

Solution

Switch télécharge les fichiers depuis votre serveur FTP ou de messagerie. Une fois les fichiers téléchargés : Une fois les fichiers téléchargés :

  • Ils sont automatiquement triés en fonction du type de fichier
  • Les travaux compressés sont décompressés
  • Les fichiers inconnus déclenchent immédiatement le renvoi d’une notification par e-mail au client

Avantages

  • Libère les opérateurs pour un travail et un service clients plus exigeants
  • Réduit les erreurs en assurant la cohérence grâce à un processus normalisé
  • Améliore la communication en alertant les opérateurs lorsque les travaux sont prêts ou que des problèmes sont détectés

Éléments et modules de flux utilisés pour ce cas

Automate receiving routing sorting jobs
FTP

FTP

Cet élément permet à Switch de télécharger automatiquement des travaux à partir de votre serveur FTP (sécurisé). Switch analyse tous les sous-dossiers et détecte les nouveaux travaux chargés, même dans les nouveaux sous-dossiers créés, si les clients sont autorisés à créer les leurs. Il mémorise également l’emplacement où il a trouvé chaque travail, afin que ces informations puissent être utilisées ultérieurement pour créer une archive structurée ou envoyer des notifications par e-mail au bon destinataire.

Email

Réception d’e-mails

Switch est également capable de lire les e-mails, d’extraire les pièces jointes et de déplacer automatiquement ces fichiers dans le flux.

Ce faisant, il mémorise le contenu de l’e-mail, en particulier l’expéditeur, ce qui vous permet de réutiliser ces informations par la suite (par exemple, pour envoyer des confirmations ou des fichiers problématiques au client).

Hierarchy

Envoyer la hiérarchie

Cet outil peut surveiller n’importe quelle structure de dossier dans votre réseau local et fonctionne de manière très similaire à l’outil FTP ; autrement dit, il analyse également les dossiers imbriqués à la recherche de nouveaux travaux et mémorise leur emplacement d’origine.

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