Nel settore della stampa commerciale, l'elaborazione tradizionale dei lavori ha raggiunto un punto critico. I lavori a bassa tiratura sono in aumento, i tempi di consegna si riducono e la gestione manuale dei file sta diventando un grave collo di bottiglia.
Bennett Graphics, una tipografia commerciale con sede ad Atlanta, in Georgia, ha raggiunto esattamente questo punto critico. L'azienda si è resa conto che i processi tradizionali non riuscivano più a stare al passo con le richieste del mercato. Grazie alla collaborazione con Enfocus e all'implementazione di Enfocus Switch, Bennett ha trasformato le operazioni, protetto i margini di profitto e consentito al team commerciale di concentrarsi interamente sulla crescita.
La sfida aziendale: il peso della gestione manuale dei file
Con la riduzione delle dimensioni dei lavori e l'aumento della velocità, Bennett Graphics ha affrontato una sfida operativa cruciale. Il team impiegava dalle tre alle quattro ore per elaborare i complessi file in arrivo per i lavori basati sulle etichette.
Quando un lavoro genera solo 1.000 dollari di fatturato, non ci si può permettere di assorbire ore di lavoro di prestampa, né di trasferire quel costo elevato al cliente.
Non è umanamente possibile elaborare 1.000 lavori alla settimana: non posso leggere 1.000 ticket lavoro in una settimana e capire cosa mi è stato affidato. Se non si ricorre all'automazione, il carico può davvero essere insostenibile per il team.
Adam Seiz, direttore Ottimizzazione processi, Bennett Graphics
Il team dirigenziale ha incaricato il proprio reparto operativo di trovare una tecnologia in grado di gestire l'afflusso di file, ridurre i tempi di consegna e ripristinare la redditività dei lavori a bassa tiratura.
La soluzione: automazione senza soluzione di continuità con Enfocus Switch
Bennett Graphics ha scelto Enfocus Switch per automatizzare il proprio flusso di lavoro basato sulle etichette, e la piattaforma si è rapidamente estesa ad altre aree dell'azienda.
Switch funge da router centrale per i dati e i file in arrivo. Il software collega senza soluzione di continuità il negozio online, le integrazioni software di terze parti e le macchine da stampa di produzione. Oggi l'azienda utilizza Switch per gestire diversi flussi di lavoro critici:
- Print on demand: Switch riceve i file automaticamente e li consegna direttamente alle macchine da stampa senza intervento umano.
- Spedizioni e logistica: la piattaforma gestisce flussi di lavoro specializzati per liste di distribuzione, aggiornamenti NCOA (National Change of Address) e avvisi automatizzati del negozio online.
- Inserimento istantaneo dei clienti: anziché creare flussi di lavoro partendo da zero per ogni nuovo cliente, il team copia i modelli esistenti in Switch e personalizza funzionalità specifiche, accelerando l'inserimento.
L'automazione applicata alla gestione dei progetti
Dopo il successo ottenuto nel reparto Prestampa, Bennett Graphics ha introdotto un flusso di preflight di base per il proprio team di gestione dei progetti.
Il flusso di lavoro è integrato nel centro risorse interno dell'azienda. I project manager si limitano a inserire un PDF nel portale e Switch gestisce la valutazione dietro le quinte. In pochi secondi, il sistema genera un report chiaro che evidenzia i font mancanti o le immagini a bassa risoluzione. Questo feedback istantaneo consente al team di affrontare i problemi immediatamente, senza mai occupare il prezioso tempo di un operatore di prestampa.
È la differenza che passa tra profitto e mancanza di redditività.
Adam Seiz, direttore Ottimizzazione processi, Bennett Graphics
I risultati: da 4 ore a 15 minuti
L'impatto di Enfocus Switch è stato immediato e straordinario. I risultati parlano direttamente della potenza dei flussi di lavoro automatizzati:
| Parametro | Prima di Enfocus Switch | Con Enfocus Switch |
| Tempo di prestampa delle etichette | Da 3 a 4 ore | Massimo 15 minuti |
| Tempo di consegna | Da 2 a 3 giorni | Possibilità di consegna il giorno successivo |
| Coerenza dei risultati | A rischio di errore umano | Uniformità e precisione assolute |
Protezione dei margini di profitto
La riduzione dei tempi di prestampa da ore a minuti ha permesso di risparmiare notevoli costi di manodopera. Ha trasformato lavori a bassa tiratura non redditizi in ricavi con margini elevati.
Pieni poteri per il team commerciale
Prima di implementare Switch, i rappresentanti commerciali dividevano il loro tempo tra la gestione dei clienti e quella dei processi di produzione interni. Ora, invece, i flussi di lavoro automatizzati gestiscono il monitoraggio della produzione. I rappresentanti commerciali possono quindi concentrarsi interamente sul lavoro sul campo, sull'acquisizione di nuovi clienti e sull'ampliamento della loro offerta di servizi.
Stop agli errori umani
Switch esegue le attività esattamente come programmate ogni singola volta, garantendo risultati finali altamente prevedibili e costanti.
Uno sguardo al futuro
Per Bennett Graphics, l'automazione è un pilastro fondamentale in termini di strategia aziendale. Grazie alla perfetta conoscenza dei flussi di lavoro per le etichette e del preflight automatizzato, il team è alla costante ricerca di nuovi metodi per sfruttare la piattaforma.
A mano a mano che approfondiamo sempre di più le attività da automatizzare, scopriamo che molto spesso la risposta è Switch.
Adam Seiz, direttore Ottimizzazione processi, Bennett Graphics
