Enfocus Switch: Automazione dei flussi di lavoro per la produzione grafica e la stampa

Quando la produzione rallenta, raramente è colpa delle macchine

• I processi si accumulano perché file e istruzioni arrivano tramite e-mail, FTP, WeTransfer e ordini online, senza un metodo gestionale coerente
• Gli errori si moltiplicano perché rinominare i file, controllare i dati inseriti e cercare quelli mancanti sono tutte operazioni che necessitano di interventi manuali
• La produttività cala perché gli operatori devono continuamente allontanarsi dalla linea di produzione per risolvere problemi legati a file errati, dati mancanti e istruzioni poco chiare
• La situazione è stagnante perché non è sempre chiaro cosa dovrebbe succedere dopo o chi debba agire
• I dati vanno persi tra una fase e l’altra perché i dati degli ordini, le informazioni sui clienti e i risultati di produzione sono gestiti con strumenti separati
• Le approvazioni si bloccano perché prove di stampa e approvazioni vanno avanti e indietro via e-mail senza alcuna chiarezza sullo stato o sul responsabile

L’istinto è quello di assumere nuovi dipendenti, ma trovare e trattenere persone con esperienza è più difficile che mai, inoltre l’aumento di organico non risolve il vero problema.

I problemi di produzione raramente dipendono dalle persone o dalle macchine, bensì derivano dal modo in cui il lavoro fluisce al loro interno.

Prevedibile e affidabile

Switch esegue sempre gli “ordini” dell’utente, che decide le regole. Switch le segue, sempre, per ciascun lavoro, in ogni turno, tutti i giorni.

Non ci sono sorprese né cambi di rotta. Non c’è da stupirsi che questo lavoro sia stato gestito in modo diverso dall’ultimo. Il team sa cosa aspettarsi. I clienti ottengono risultati costanti. E quando qualcosa va storto, si sa esattamente dove cercare.

Gli operatori hanno sempre il controllo

Automazione non significa demandare le decisioni ad altri. Sei tu che stabilisci esattamente dove i flussi di lavoro vengono eseguiti automaticamente e dove invece serve l’intervento di una persona per le approvazioni, i controlli di qualità, le eccezioni o l’approvazione da parte del cliente.

Rimani aggiornato con informazioni in tempo reale sui lavori attivi, in attesa e non riusciti. Sai sempre cosa sta succedendo e a cosa devi prestare attenzione.

Switch non ti toglie il controllo, anzi, te ne dà di più.

Acquisizione automatica di lavori da qualsiasi canale

Switch centralizza l’acquisizione dei lavori e standardizza il modo in cui il lavoro entra in produzione.

I lavori possono arrivare da:

• Negozi online e portali dei clienti
• E-mail e FTP
• Hot folder e integrazioni
• Caricamenti manuali

Al momento dell’acquisizione, Switch effettua le seguenti operazioni automatiche:

• Ridenominazione dei file seguendo regole coerenti
• Inserimento di allegati contenenti metadati relativi all’ordine, al cliente e al lavoro
• Convalida della presenza e della completezza dei file
• Rifiuto o segnalazione immediata di invii incompleti

Stop alla suddivisione manuale dei lavori o al loro raggruppamento in maniera casuale.

Rilevare gli errori prima che arrivino in produzione

Switch verifica che ogni lavoro rispetti le regole stabilite a monte:

• Standard e conformità PDF
• Dimensione pagina, dimensioni di rifilo e area al vivo
• Font mancanti o incorporati
• Risoluzione delle immagini e spazi colore
• Dati e istruzioni necessari per il lavoro

I lavori con errori vengono corretti, reindirizzati o contrassegnati per essere sottoposti a revisione. I lavori approvati passano automaticamente alla fase successiva.

I problemi vengono individuati all’inizio, quando è più facile e meno costoso risolverli.

A ogni lavoro il suo strumento

In base alle proprietà dei file, ai metadati o alle regole aziendali, Switch decide cosa succede dopo:

• Invio dei lavori di packaging a un flusso di lavoro e di quelli di stampa commerciale a un altro
• Percorsi prioritari per i lavori urgenti
• Attivazione di diverse impostazioni di prestampa o RIP
• Invio del lavoro a sistemi interni o partner esterni
• Assegnazione di attività a operatori o team specifici

Ogni lavoro arriva sempre a destinazione, sempre, senza che nessuno debba decidere, delegare o controllarne lo stato.

Consegna automatica di file e risultati

Switch fa sì che la produzione vada a buon fine

• Invia i file alle code di stampa, ai RIP e ai sistemi di produzione
• Invia i lavori a dispositivi di finitura e flussi di lavoro a valle
• Salva i risultati prodotti in cartelle strutturate o su un servizio di archiviazione cloud
• Trasferisce i file tramite FTP, SFTP o percorsi di rete
• Attiva notifiche, approvazioni o aggiornamenti per i clienti

Il lavoro non si esaurisce sulla macchina da stampa: Switch lo segue automaticamente fino alla fine delle operazioni.

Miglioramento continuo grazie a dati di produzione reali

Dashboard e report offrono la visibilità necessaria per misurare e ottimizzare le prestazioni:

• Panoramica dei lavori che rallentano per comprenderne il motivo
• Monitoraggio del tempo effettivo necessario per ciascuna fase del flusso di lavoro
• Individuazione degli errori ripetuti prima che si trasformino in costi ricorrenti
• Condivisione dei dati di produzione tra team e dirigenti
• Invio di dati reali sui lavori al sistema MIS per un calcolo a posteriori preciso e preventivi più efficaci

Creazione e gestione dei flussi di lavoro con l’ausilio di grafiche

Switch consente di progettare e gestire i flussi di lavoro tramite un’interfaccia grafica, in modo che chiunque nel team possa creare, modificare e comprendere le attività svolte.

Alla scoperta dell’automazione avanzata con lo scripting

Quando serve un maggiore livello di complessità, Switch consente di ampliare i flussi di lavoro con il codice.

• Implementazione di logica complessa, connessioni API e integrazioni personalizzate
• Estensione dei flussi di lavoro tramite JavaScript o TypeScript
• Uso di Node.js e dell’ecosistema NPM per ottenere la massima flessibilità

Progettato per la stampa e la produzione grafica

Switch non è una piattaforma di automazione generica. È stato progettato appositamente per la stampa, l’editoria e la produzione grafica,

Switch conosce bene i PDF, i file di produzione, i metadati e la logica alla base dei flussi di prestampa e stampa. I file vengono convalidati, elaborati e smistati in base a regole di produzione reali.

Pensato per tutte le esigenze. Progettato per la crescita.

Switch si adatta alle esigenze sia di attività in proprio, sia di aziende di grandi dimensioni.

Piccoli team: maggiore produttività, meno errori e qualità uniforme senza assumere nuovi dipendenti.

Operazioni su larga scala: gestione di migliaia di lavori al giorno su più linee di produzione, sistemi e team.

A prescindere dalle dimensioni dell’attività, non si devi per forza rischiare il tutto per tutto fin dal primo giorno. Si può iniziare con un flusso di lavoro, risolvere un problema e procedere al proprio ritmo. In seguito è possibile aggiungere flussi, collegare sistemi, sbloccare funzionalità avanzate, il tutto senza dover riprogettare ciò che già funziona.

Eseguito in locale. Progettato per garantire affidabilità, sicurezza e prestazioni

Switch viene eseguito interamente all’interno dell’ambiente Windows o macOS, non nel cloud.

File e dati di produzione non escono mai dalla rete, garantendo così la sicurezza dei lavori sensibili e mantenendoli sotto controllo.

Le prestazioni rimangono costanti e prevedibili perché l’elaborazione avviene in locale.

Panoramica dei casi d’uso

Enfocus Switch serve per automatizzare e gestire i flussi di produzione negli ambienti di stampa e grafica.

Servizi web-to-print e acquisizione tramite portale
È possibile raccogliere automaticamente file e dati relativi ai lavori, verificare gli invii e preparare i lavori per la produzione.

Prestampa automatizzata
Preflight, correzione dei file e invio vengono uniformati per garantire risultati costanti con meno lavoro manuale.

Flussi di produzione per imballaggi
I lavori complessi possono essere gestiti con diverse varianti, approvazioni e fasi di convalida senza perdere il controllo.

MIS e integrazione dei sistemi
È possibile collegare i sistemi aziendali agli strumenti di produzione per mantenere sincronizzati dati, file e stato dei lavori.

Gestione di eccezioni e approvazioni
Si possono indirizzare i problemi alle persone giuste, mettere in pausa i flussi di lavoro quando è necessario e riprenderli automaticamente.

Operazioni di produzione modulari
La produttività aumenta dando priorità ai lavori urgenti e mantenendo l’uniformità a mano a mano che il volume cresce.

Perché i team di produzione scelgono Switch

• Tempi di consegna più rapidi e maggiore produttività: il massimo dinamismo dei lavori consente di ridurre i tempi di consegna e massimizzare l’utilizzo della capacità produttiva.
• Meno errori e meno rielaborazioni: un’elaborazione coerente e basata su regole permette di individuare tempestivamente i problemi e prevenire errori costosi.
• Risultati costanti, sempre: Switch segue le regole alla lettera, in ogni lavoro e in ogni turno, in modo che la qualità dei risultati non dipenda mai da chi sta lavorando o da quanto è impegnato il reparto.
• Visibilità e controllo totali: le decisioni relative all’uso dell’automazione o degli operatori umani sono del tutto autonome. Non succede niente se prima non si stabiliscono delle regole.
• Lavoro più proficuo: automatizzando le attività ripetitive e soggette a errori, il personale qualificato potrà concentrarsi su attività con maggior valore aggiunto.
• Crescita senza incrementi di organico: il volume di lavoro aumenta senza dover dipendere da personale sempre più difficile da trovare e trattenere.
• Competenze estese all’intero team: il know-how si integra nei flussi di lavoro per migliorare l’uniformità e ridurre la dipendenza dai singoli specialisti.

Switch garantisce in genere un ritorno sull’investimento nel giro di pochi mesi, riducendo i costi operativi quotidiani anziché le spese generali astratte.

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