Nel mondo frenetico della stampa commerciale l’efficienza non è solo un bonus, ma un meccanismo di sopravvivenza. Per Impress Print Services, stampatore commerciale generalista con sede nel Regno Unito, il passaggio dalle operazioni manuali all’automazione ha trasformato la sua attività, consentendogli di registrare una crescita delle vendite pari al 10%.
La sfida: problemi crescenti e colli di bottiglia nel flusso di lavoro
Impress Print Services è nata come piccola tipografia litografica e da allora si è espansa nei settori del digitale, del grande formato e del mailing, con un fatturato attuale di circa 10 milioni di sterline e un organico di 78 dipendenti. Tuttavia, la rapida crescita ha comportato notevoli problematiche operative.
Solo 12 mesi fa l’azienda si trovava in difficoltà. In seguito alla partenza di un membro chiave del personale e ai problemi nel sostituirlo, l’azienda capì che doveva creare un flusso di lavoro a prova di futuro anziché assumere altre risorse umane.
Il processo manuale della stampa di prova creava una “coda costante”. Gli operatori puntavano a un tempo di consegna dei provini compreso tra le 4 e le 8 ore, ma spesso la realtà era ben diversa. I lavori complessi bloccavano quelli più piccoli e semplici. Nei periodi di picco questo comportava arretrati di 3 o 4 giorni, causando ritardi nella stampa e mettendo sotto pressione il team.
La soluzione: automazione con Switch ed Enfocus Review
Impress Print Services ha così scelto Enfocus Switch per automatizzare il flusso di lavoro e a Enfocus Review per modernizzare la stampa di prova.
L’implementazione è iniziata circa un anno fa. Anziché una rigida impostazione teorica, il team ha adottato un approccio di tipo pratico, sperimentando flussi per risolvere problemi specifici e poi espandendo queste soluzioni in tutta l’azienda.
Trasformazione del ciclo della stampa di prova
Prima dell’automazione, la stampa di prova era un lavoro manuale basato sulla passione:
- Creazione di un PDF a bassa risoluzione.
- Invio manualmente al cliente tramite e-mail.
- Attesa di una risposta.
- Auspicio che il cliente lo visualizzasse con il software corretto (evitando i temuti problemi di “Anteprima Mac”).
Grazie a Enfocus Review, questo processo è ora senza soluzione di continuità. La grafica viene inviata per posta elettronica con un numero di riferimento del lavoro ed elaborate automaticamente. Review invia il provino al cliente, e la sua approvazione o il suo rifiuto vengono inseriti direttamente nel sistema MIS (Management Information System) dell’azienda.
“Abbiamo dovuto inserire la seguente dichiarazione di non responsabilità in tutte le nostre e-mail: ’È necessario visualizzare questo PDF in Acrobat’... Ora non è più così. Enfocus Review è uno strumento WYSIWYG”.
David Williams, supervisore, Impress Print Services
I risultati: nessuna coda e una crescita record
L’impatto dell’implementazione di Enfocus Switch e Review è stato immediato e misurabile.
1. Eliminazione dei lavori arretrati
L’azienda non rimane più indietro di 3-4 giorni con la stampa di prova. I lavori più semplici vengono elaborati automaticamente in background, lasciando gli operatori liberi di concentrarsi su attività complesse. Oggi i provini vengono restituiti ai clienti in poche ore anziché in giorni.
2. Gestione dei picchi di volume
Michael Kille sottolinea che l’azienda ha recentemente superato i quattro mesi più intensi della sua storia. Senza l’automazione, sarebbero stati costretti a rifiutare lavori, invece hanno gestito i volumi senza alcun collo di bottiglia.
3. Crescita aziendale
Eliminando gli ostacoli all’efficienza, Impress Print Services ha visto crescere le vendite del 10% nell’ultimo anno. L’automazione non ha solo fatto risparmiare tempo, ma ha creato capacità di profitto.
Conclusione: un successo a prova di futuro
Per Impress Print Services l’automazione non solo ha risolto un problema temporaneo di organico, ma ha anche costruito una base per il futuro. Grazie all’integrazione di Enfocus Switch con il sistema MIS e alla facilità d’uso di Enfocus Review tramite browser, le operazioni risultano ottimizzate, migliorando l’esperienza dei clienti.
“Francamente non so cosa avremmo fatto... Probabilmente non avremmo accettato tutto il lavoro che abbiamo svolto. Senza dubbio ci sta aiutando a crescere”.
Michael Kille, amministratore delegato di Impress Print Services
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