Dal microfilm al PDF
ProQuest è un partner chiave per quotidiani, università, biblioteche e altri detentori di contenuti, e preserva e consente l’accesso alla loro ricca e variegata mole di informazioni. Queste collaborazioni a livello mondiale hanno permesso di creare una raccolta di contenuti in continua crescita che oggi comprende 90.000 fonti autorevoli e sei miliardi di pagine digitali, in un arco temporale di ben 600 anni.
Nell’ultimo decennio il reparto che si occupa della digitalizzazione e dell’archiviazione dei quotidiani su microfilm ha vissuto una trasformazione del flusso di lavoro, che è passato dall’acquisizione di pagine cartacee alla ricezione di contenuti in formato digitale (PDF). Se da un lato ciò costituiva un vantaggio, dall’altro rappresentava un cambiamento totale nel flusso di produzione e poneva dei problemi in termini di espansione.
“Quando abbiamo iniziato a ricevere pagine in PDF, abbiamo dovuto cambiare il nostro metodo di lavoro”.
Rick Griffith, direttore della produzione, ProQuest
“Quando abbiamo iniziato a ricevere pagine in PDF, abbiamo dovuto cambiare il nostro metodo di lavoro”, spiega Rick Griffith, direttore della produzione di ProQuest. “I PDF dovevano essere scaricati, organizzati e rasterizzati per l’acquisizione, tutte operazioni manuali”, prosegue MarcYeiter, amministratore delle applicazioni.
Con questo flusso di lavoro manuale, due dipendenti a tempo pieno erano “esauriti” e riuscivano a elaborare solo dieci titoli con questa nuova procedura in PDF. Poco dopo uno dei maggiori clienti di ProQuest ha deciso di iniziare a inviare i PDF al posto delle pagine stampate per gli 80 titoli che pubblicava. A questo punto per ProQuest era ovvio che era giunto il momento di cercare un modo per automatizzare, altrimenti l’azienda sarebbe rimasta bloccata nel tentativo di conformarsi con il passaggio all’invio di PDF da parte dei loro clienti.
L’automazione come necessità
Marc Yeiter, amministratore delle applicazioni, è stato incaricato di esaminare le opzioni di automazione. Dopo aver preso in considerazione alcune opzioni di automazione di livello aziendale, Marc ha rapidamente stabilito che queste soluzioni non erano adatte alle sue esigenze. L’investimento iniziale era troppo oneroso e serviva una soluzione modulare e in grado di essere gestita autonomamente.
Di lì a poco Marc ha scoperto Enfocus Switch mentre cercava aggiornamenti per Enfocus Pitstop Server. Scoprendo Switch, Marc si è reso conto che si trattava di un sistema più incentrato sul flusso di lavoro e di facile gestione, mentre i sistemi aziendali valutati in precedenza erano molto più complessi. Inoltre, Marc è rimasto colpito dall’approccio aperto di Switch, che ha permesso di utilizzarlo per il loro particolare flusso di lavoro. Hanno così deciso di saperne di più e contattato Enfocus.
Dopo alcune comunicazioni con Enfocus, per il loro progetto di automazione è stata consigliata la società di consulenza informatica All Systems Integration (ASI). ASI è un partner di integrazione certificato da Enfocus con sede nei dintorni di Boston, in Massachusetts. In collaborazione con ASI, ProQuest ha sviluppato un esempio del proprio flusso di lavoro attuale utilizzando Switch. Da questa introduzione, il team di ProQuest è stato in grado di capire chiaramente come fosse possibile migliorare la produzione.
“Era importante che Switch potesse integrarsi con il flusso di lavoro esistente. Dopo alcuni incontri con ASI, ci siamo sentiti molto sicuri che Switch avrebbe fatto al caso nostro e che rientrava nel nostro budget”. - MarcYeiter, amministratore delle applicazioni, ProQuest
A partire dal New York Times, ProQuest ha iniziato a introdurre i propri flussi di lavoro automatizzati. Switch si è occupato di tutte le attività noiose che gli operatori svolgevano in precedenza, come la ricezione dei PDF dal server FTP e il relativo ordinamento in base alle varie edizioni.
“Sulle prime il nostro personale era scettico sul fatto che il flusso di lavoro di Switch potesse suddividere le edizioni nell’ordine appropriato. Ogni pagina arrivava come PDF a pagina singola e doveva essere ordinata in base a un foglio di calcolo che descriveva l’ordine per quell’edizione”, spiega Rick.
Con l’aiuto di ASI, sono state utilizzate alcune delle funzionalità avanzate di Switch per leggere il file del foglio di calcolo e organizzare automaticamente le pagine in arrivo nell’ordine corretto. Inoltre, poiché ogni editore aveva impostazioni diverse, ASI ha istruito ProQuest su come modificare il flusso di lavoro per altre case editrici. In questo modo ProQuest ha potuto gestire autonomamente il sistema e aggiungere altri clienti ed edizioni in base alle esigenze. Questo è stato un vantaggio fondamentale per ProQuest, che non voleva affidarsi a un fornitore esterno per espandere il proprio sistema di automazione ogni volta che si aggiungeva un nuovo editore.
Subito dopo l’implementazione del primo cliente, il personale ha adottato pienamente il nuovo sistema di automazione e ProQuest ha inserito ulteriori clienti, ad esempio Gannett Publishing, che aveva 80 quotidiani con il proprio marchio. Oggi ProQuest ha cinque dipendenti che si occupano di 150 titoli, con la possibilità di aggiungere altri titoli senza dover incrementare l’organico.
I vantaggi di Switch sono stati molto evidenti per ProQuest. Switch consente infatti di ampliare rapidamente i propri servizi e rispondere alle mutevoli esigenze dei clienti. I dipendenti si concentrano sulla qualità e non passano il tempo a svolgere attività banali, come lo spostamento di file sulla rete. Inoltre, Switch è abbastanza flessibile e modulare da permettere di espandere i flussi di lavoro per accogliere altri prodotti e di crearne di nuovi, facendo in modo che i servizi siano sempre innovativi e originali.
Subito dopo aver reso operativo i servizi di microfilmatura dei giornali, l’attenzione si è rivolta all’automazione del servizio dedicato alle tesi di laurea. Oggi ProQuest gestisce internamente due server Switch che elaborano oltre 1,2 milioni di pagine al mese.
Proquest ha anche implementato un terzo server Switch per elaborare i file di dati XML in arrivo. Grazie all’architettura aperta di Switch, ASI è stata in grado di costruire un’app web full stack come WorkIT, che si integra a fondo con Switch. Switch assembla le pubblicazioni idonee per la creazione di ciascuna microfiche, popolando quindi il database personalizzato di WorkIT che gestisce l’intero processo. I dirigenti possono vedere, in tempo reale, gli aggiornamenti sui lavori mentre questi si spostano all’interno del sistema. I vari server Switch offrono a ProQuest una maggiore capacità produttiva, oltre a fornire ridondanza per tutti i processi Switch.
In ottica futura, il team di ProQuest sta progettando di estendere l’automazione di Switch al lavoro di digitalizzazione delle copie cartacee. In questi flussi di lavoro le immagini acquisite dovranno essere ordinate e sottoposte a scansione OCR per renderle ricercabili ed elaborate per le microfiche e il Web. Attualmente ProQuest digitalizza circa 24 milioni di pagine all’anno e presto anche Switch sarà parte integrante di questo flusso di lavoro.
