Drukkerij Bredewold, azienda con sede nei Paesi Bassi, si è trovata ad affrontare un problema comune: la sala stampa era costantemente sotto stress, bloccata dal processo manuale di elaborazione degli ordini. La direttrice generale Jeika Bredewold racconta come l’implementazione di un flusso di lavoro automatizzato con Enfocus Switch e GrafiStore abbia trasformato il caos in controllo, aumentando l’efficienza, la soddisfazione dei clienti e rendendo il lavoro nuovamente gradevole.
Il problema: il caos degli ordini e lo stress dello status quo
Prima dell’automazione, lo scenario di Drukkerij Bredewold era di costante attesa. Jeika Bredewold, ripensando ai suoi primi giorni in azienda, ha ricordato le prove fisiche dell’inefficienza: gli ordini rimanevano in attesa, a volte anche per tre giorni, in grossi sacchi sul pavimento.
Questo processo manuale creava enorme pressione nell’ambiente di produzione. Mentre le rotative erano pronte, il front office faticava a preparare i lavori, creando un ciclo di stress in cui il team di produzione doveva continuamente affrettarsi per recuperare il tempo perso.
I grattacapi maggiori sono stati i lavori a tirature elevate e con tempi stretti, come gli annunci di nascita giornalieri (geboortekaarten). Tali ordini avevano una scadenza tassativa alle ore 13:00 per la stampa e dovevano essere spediti in giornata. Questo flusso di lavoro specifico era fonte di stress quotidiano per l’intero team.
Bredewold se ne rese conto: “Tutto questo doveva cambiare”. Serviva una soluzione per eliminare l’approccio “manuale” che costava tempo e denaro.
La soluzione: un impianto completamente automatizzato
Drukkerij Bredewold ha collaborato con Enfocus per integrare Switch con il proprio sistema MIS/ERP (GrafiStore), creando tre flussi di lavoro distinti e automatizzati in base al volume degli ordini:
1. Flusso istantaneo (20% del volume)
È il massimo dell’automazione integrale, progettato appositamente per ordini giornalieri in tirature elevate quali gli annunci di nascita.
“Nel momento in cui un cliente effettua un ordine attraverso il proprio negozio online, questo viene trasmesso immediatamente all’organizzazione e arriva sulla macchina da stampa con tutti i dati corretti”.
Per questo segmento Switch ha eliminato completamente la necessità di inserire manualmente gli ordini o di gestire i file, consentendo agli operatori di stampa di avviare immediatamente la produzione e garantendo il rispetto costante della scadenza critica della spedizione in giornata.
2. Il flusso del portale web
Per i progetti più grandi e complessi provenienti da diversi portali web, Switch gestisce tutta la logistica dei file. Sebbene rimanga un piccolo passaggio manuale per la pianificazione strategica, il sistema fa in modo che il personale “non debba più cercare i file”.
3. Flusso tradizionale (50% del volume)
Anche gli ordini tradizionali, che arrivano tramite e-mail o con altri metodi all’esterno di un portale, vengono immessi in Switch. In questo caso Switch funge da hub centrale, fornendo una visibilità determinante in tutta l’azienda: “Possiamo vedere dove si trova esattamente l’ordine”.
I risultati: affidabilità, produttività e dipendenti soddisfatti
Per Drukkerij Bredewold l’investimento in Enfocus Switch ha comportato una trasformazione su più livelli:
1. Affidabilità impagabile
Bredewold ha osservato che se il sistema di flusso dovesse andare in tilt, si creerebbe immediatamente “il caos” perché il lavoro “si perderebbe nell’azienda”. Questo dimostra che il flusso di lavoro automatizzato non è più un lusso, ma la spina dorsale essenziale e affidabile della loro attività.
2. Produttività ai massimi livelli
La capacità di elaborare gli ordini senza interferenze manuali si traduce direttamente in un aumento della produttività. L’azienda ha gestito senza problemi un’impennata “estrema” della mole di lavoro durante i mesi di maggiore attività (novembre/dicembre), dimostrando di poter gestire “molti più ordini” senza raggiungere il massimo della produzione.
3. Controllo dei costi e competitività
La filosofia di Bredewold è chiara: “Gli interventi manuali devono essere aboliti”. Automatizzando ogni punto di contatto manuale, si eliminano i costi associati, per rimanere competitivi sul piano dei prezzi e offrire al tempo stesso velocità e servizi eccellenti.
4. Maggiore soddisfazione sul lavoro
L’automazione non ha aiutato solo i profitti, ma ha anche migliorato la vita lavorativa quotidiana. Semplici operazioni come l’accoppiamento automatico con Sendcloud e l’eliminazione della necessità per i dipendenti di digitare le etichette di spedizione postale a mano hanno depennato attività ripetitive e frustranti.
“Il lavoro diventa piacevole per tutti”, conclude Jeika Bredewold. “Il benessere dei dipendenti è molto importante per noi”.
Se si desidera eliminare il caos degli ordinativi,
il caso di Drukkerij Bredewold dimostra che il percorso per aumentare la velocità e la produttività e ridurre lo stress passa attraverso l’automazione. Scopri come Enfocus Switch può trasformare il flusso di stampa da attesa e ricerca a produzione immediata e affidabile.
