Ricezione, ordinamento e invio dei lavori in arrivo
Problema
L’elaborazione manuale dei file richiede molto tempo ed è una procedura tediosa e soggetta a errori. I lavori arrivano secondo modalità differenti, pertanto gli operatori devono monitorare vari canali.
Soluzione
Switch scarica i file da un server FTP o di posta elettronica. Dopo il download:
- I file vengono ordinati automaticamente in base al loro tipo.
- I lavori compressi vengono decompressi.
- I file sconosciuti attivano immediatamente l’invio di una notifica tramite e-mail al cliente.
Vantaggi
- Più tempo per gli operatori da dedicare ad attività più complesse e al servizio clienti
- Meno errori grazie all’uniformità garantita da una procedura standardizzata
- Migliore comunicazione tramite avvisi che comunicano agli operatori quando sono pronti i lavori oppure che è stato rilevato un problema
Elementi di flusso e moduli utilizzati per questa operazione
FTP
Questo elemento consente a Switch di scaricare automaticamente i lavori da un server FTP (protetto). Switch analizza tutte le sottocartelle e rileva i lavori appena caricati anche nelle cartelle di nuova creazione, qualora i clienti siano autorizzati a crearne di proprie. Memorizza inoltre la posizione di ciascun lavoro, in modo che questa informazione possa servire successivamente per creare un archivio strutturato o inviare notifiche di posta elettronica alla persona corretta.
Ricezione tramite e-mail
Switch è anche in grado di leggere le e-mail, estrarre gli allegati e trasferire automaticamente questi file nel flusso.
Inoltre, memorizza il contenuto dei messaggi, compreso il mittente, consentendo di riutilizzare queste informazioni in seguito (ad esempio per inviare conferme o file problematici al cliente).
Invia gerarchia
Questo strumento serve per monitorare qualsiasi struttura di cartella presente nella rete locale ed è molto simile allo strumento FTP, poiché cerca nuovi lavori all’interno delle cartelle annidate e ne memorizza la posizione originale.
Siete pronti per la rivoluzione del flusso di lavoro?
Switch offre le funzionalità e la libertà per automatizzare secondo i propri metodi. Per saperne di più, rivolgersi a un rivenditore Enfocus.