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Der erste Schritt zur Automatisierung
Der erste Schritt zur Automatisierung
Enfocus PitStop Server ist schon eine Weile auf dem Markt. Der Grund: Die Software tut, was sie soll. Und das tut sie sehr gut. Bei der Software handelt sich kurz gesagt um ein zentrales PDF-Validierungs- und Reparaturtool. Okay, am besten wir gehen doch noch einmal etwas ausführlicher auf das Thema ein. PitStop Server ermöglicht es Ihnen, alle Ihre automatisierten PDF-Preflights und -Korrekturen auf einen Server zu legen. Das bedeutet, dass jeder in Ihrem Unternehmen Dateien in Hot-Folders ablegen und PitStop-Server-Preflight-Profile und Aktionslisten ausführen lassen kann.
Hot-Folder-Verarbeitung ist das, was ich als Basisautomatisierung bezeichnen würde. Auf einen kleinen manuellen Schritt folgt eine leistungsstarke automatische Verarbeitung, die mit einem weiteren kleinen manuellen Schritt abgeschlossen wird. Die PitStop-Server-Automatisierung spart den Druckvorstufenteams eine Menge Zeit. Außerdem sorgt sie für Konsistenz, da alle Prozesse an einer Stelle zusammengefasst sind. Ohne auf die zahlreichen möglichen Prüfungen und Korrekturen einzugehen, sollte erwähnt werden, dass PitStop Server die Ergebnisse seiner Aktionen auch per E-Mail übermitteln kann.
Um PitStop Server mit anderen Lösungen in Ihrem Unternehmen zu integrieren, können Sie den gewünschten Ausgabeordner so einstellen, dass er mit einem Montage-, RIP- oder DFE-Eingabeordner identisch ist. In diesem Fall würde die Druckvorstufe PDF-Dateien in einem PitStop-Server-Eingabeordner ablegen. Nach erfolgreicher Preflight-Prüfung und -Reparatur wird die PDF-Datei in den Eingabeordner der nächsten Hot-Folder-basierten Lösung in der Workflow-Kette gelegt.
Ihr Workflow sieht also in etwa so aus:
Über PitStop Server
Die Automatisierbarkeit von PitStop Server wird exponentiell leistungsfähiger, wenn die Switch Core Engine in die Workflow-Arena einbezogen wird. Tatsächlich handelt es sich bei dem oben abgebildeten Screenshot um einen Switch-Flow. Doch zunächst möchte ich kurz auf die Einrichtung von PitStop Server eingehen, bevor ich Ihnen zeige, wie Switch funktioniert.
- Erstellen eines Hot-Folders in PitStop Server
- Festlegen, welchen physischen Ordner PitStop-Server überwachen soll
- Preflight- und Aktionslisten an den Hot-Folder anhängen
- Festlegen, welche Berichte der PitStop Server wo ablegen soll
- Festlegen, in welchen Ordnern der PitStop Server Jobs ablegen soll, die erfolgreich waren oder fehlgeschlagen sind
Damit sind die Grundlagen für einen funktionierenden PitStop-Server-Hot-Folder geschaffen. Natürlich können auch Variablen für einen intelligenten Preflight verwendet werden, eine Benachrichtigungs-E-Mail verschickt werden, Auftragsdateien nach der Verarbeitung in verschiedenen Ordnern abgelegt werden und ein Mechanismus zur Verarbeitung von Unterordnern in einem Job eingesetzt werden. Ein leistungsstarkes und einfach zu konfigurierendes Tool.
Über die Switch Core Engine
Welche Vorteile hat Switch Core Engine für Sie genau? Der Aufbau ist im Grunde genommen derselbe. Nur in der Switch-Schnittstelle wird visuell dargestellt, woher die Dateien kommen und wohin sie gehen. Die Liste der zusätzlichen Funktionen sorgt dafür, dass Sie den Eindruck haben, Ihre Möglichkeiten verdoppelt zu haben.
- Flexible Workflows ohne Beschränkungen der Ordnerstruktur
- Browserbasierte Jobverfolgung und -übersicht (Job Boards)
- Automatischer Empfang und Versand von Dateien über FTP und E-Mail
- Sortierung und Weiterleitung von Dateien basierend auf Typ, Name sowie Job- und Dokumentvariablen
- Umbenennung und Archivierung von Dateien
- Teilen und Zusammenführen von PDF-Dateien
- Komprimieren und Entkomprimieren von Auftragsordnern
- Konvertierung von PDF in JPG
Die Schritte, die Sie in Switch durchführen, um den gleichen Workflow mit PDF-Eingang, Dateiprüfung und PDF-Ausgang zu erreichen, sind genauso unkompliziert wie in PitStop Server.
- Erstellen Sie einen Eingabeordner in Ihrem Netzwerk
- Legen Sie diesen Ordner an den Anfang eines Switch-Flows
- Setzen Sie einen PitStop-Preflight- und/oder einen Aktionslistenschritt in den Flow
- Legen Sie Ihren PitStop-Server-Ausgabeordner in Ihren Switch-Flow
Die Gegenüberstellung
PitStop Server
Switch
Die Ordner im Switch-Flow sind jeweils demselben physischen Ordner wie in PitStop Server zugeordnet. Die Druckvorstufe legt die Dateien an der gleichen Stelle ab, sodass die Dateien am Ende wie erwartet aussehen. Die Hot-Folder des PitStop Servers wären jedoch nicht aktiv. Sie müssen also nicht erst in PitStop Server erstellt werden, damit Switch mit ihnen arbeiten kann. Dieses Beispiel veranschaulicht lediglich, wie Sie dieselbe Einrichtung vornehmen, wenn Sie von PitStop Server auf die Verwendung mit Switch Core Engine umsteigen. Wenn PitStop Server und Switch Core Engine auf demselben Server installiert sind, kann Switch Ihre Preflight-Profile, Aktionslisten und Variablensätze ohne zusätzliche Konfiguration verwenden. Diese können über die Eigenschaften des Enfocus-PitStop-Server-Konfigurators in Switch ausgewählt werden.
Von dort aus können Sie auf diesem Flow aufbauen. Sie können ihn duplizieren und verschiedene Funktionen hinzufügen. Switch kann Dateien von einer FTP-Site oder per E-Mail abrufen, entpacken, sortieren und dann an die bereits eingerichteten PitStop-Server-Aufgaben weiterleiten. Nach der PitStop-Phase können die Dateien weitergeleitet, umbenannt, neu gruppiert, per E-Mail verschickt, wieder auf einer FTP-Site abgelegt werden usw. Lediglich im Szenario mit der Switch Core Engine werden die Dateien zwischen den einzelnen Schritten nicht angetastet.
Und als Sahnehäubchen auf dem Automatisierungskuchen können Sie mit Switch benutzerdefinierte Dashboards erstellen, um Ihren Workflow an den gewünschten Punkten zu verfolgen. In der nachstehenden Übersicht werden der Verlauf der Jobs, der aktuelle Prozentsatz der Jobs an bestimmten Punkten des Workflows und die Gesamtzahl der laufenden Jobs angezeigt.
Fazit
Das Einbinden der Switch Core Engine in eine PitStop-Server-Implementierung hat offensichtliche Vorteile. Zwar werden einige Dinge anders aussehen, aber PitStop-Preflight-Profile, Aktionslisten und Variablensätze werden auf dieselbe Weise erstellt und verwaltet, wie Sie es gewohnt sind. Der Umstieg auf eine offenere Automatisierungsplattform mag zunächst eine Herausforderung sein, aber wenn Sie sich erst einmal mit einigen PitStop-Server-Änderungen vertraut gemacht haben, werden Sie sich immer wieder fragen: „Wobei kann mir Switch als Nächstes unter die Arme greifen?“